人材紹介における推薦状とは、求職者を応募先の求人企業に紹介する際に、転職エージェントのキャリアアドバイザーなどの担当者が作成する書類です。
推薦状には、求職者の職歴やスキル、能力、仕事のパフォーマンスといったメリットのある内容をまとめて記載します。
この推薦状を上手に活用することで、人材紹介事業者が自社に登録してくれた人材の就職率を高めることができ、最終的な収益の向上にも役立つでしょう。
そこで今回は、人材紹介推薦状の効果的な書き方とテンプレート、注意点などを徹底解説します。
これから人材紹介事業を開業する方はもちろん、すでに開業している方も、ぜひ参考にしてください。
人材紹介における推薦状とは？
人材紹介における推薦状とは、求職者を求人企業に推薦するための文書のことです。
通常は、求職者が登録する転職エージェントの担当者が、求人企業に対して書くのが一般的です。
推薦状には、候補者の職歴、スキル、能力、仕事のパフォーマンスなどの情報が含まれており、なぜその人を推薦するのかを記載します。
推薦状は、求人企業が候補者をより深く理解し、採用面接に進むかどうかを決定する書類審査を優位にするのに役立ちます。
推薦状の役割
人材紹介における推薦状の役割は、まず応募先の企業に求職者が優秀な人材であることを紹介することです。推薦状を提出することで、求職者に関するさまざまな情報を応募先の採用担当者に伝え、候補者の適性や能力を評価してもらうことで、面接や就職に向けた選考プロセスをスムーズにできます。
推薦状に記載する内容は、求職者の職歴やスキル、能力、仕事のパフォーマンス、資格などの情報です。応募先の企業は、これらの情報をもとに、求職者が求めるポジションに適している人材かどうかを判断します。
推薦状があることで、応募先の採用担当者は、候補者の面接に向けた選考プロセスをスムーズに進めることができます。
推薦状に記載すべき内容
人材紹介における推薦状に記載すべき内容には、次の3つに留意しましょう。
- 推薦理由
- 転職理由
- 人材の基礎情報
それぞれ解説します。
推薦理由
人材紹介事業者が推薦状を書く際は、まず「就職希望者を求人企業に推薦する理由」を明確にすることが大切です。
そこで重要となるのは、求職者のキャリアやスキル、能力がいかに応募先の企業の業務にマッチするかといったポイントを明記することです。
推薦状を書く際の基本は、短い文章で、明確に人物の特徴を伝えることにあります。そのため推薦理由には、キャリアやスキル、能力はもとより、求人企業が求めている人材像を深く理解し、そのペルソナに合わせた人柄や性格を推薦理由にあげることも重要です。
転職理由
推薦状に転職理由を記載する場合は、書いてメリットのある理由とならない限りは記載しない方が良いでしょう。
例えば、転職した（又は、したい）理由が「人間関係の拗れ」や「自分の仕事を周りが認めてくれない」といった場合には、協調性がなく、信頼されにくい性格と判断される可能性があります。
一方で、これから転職することで「もっとキャリアアップしたい」や「これまでに身につけたスキルや新しく習得した知識をより活かせる企業で働きたい」といった転職理由であれば、求人企業が向上心の強い、魅力のある人材と評価してくれるでしょう。
このように、転職理由を記す場合は、メリットとデメリットを見極めて記載するかどうかの判断をすることが大切です。
人材の基礎情報
推薦状に記載する人材の基礎情報とは、求職者の経歴や保有資格などですが、ただすべてを列挙すれば良いというわけではありません。
推薦状は、できるだけ応募先の企業で役立つ経歴や資格を、分かりやすく書くことが重要です。
不要な経歴は簡単に記すか、情報が多くなる場合は適度に整理・削除しても良いでしょう。
人材紹介の推薦状の書き方と例文
それでは次に、人材紹介の推薦状の書き方と例文を紹介します。
能力や得意分野、実績を具体的に書く
推薦状では、求職者の能力や得意分野、実績を、具体的に分かりやすく書くことが大切です。
そこで、以下の例文をご紹介させていただきます。
貴社が今回採用するポジションには、〇〇能力を重視されていると伺いました。
そこで〇〇（推薦求職者）様であれば、貴社の採用趣旨に合致するのではないかと考えて推薦させていただきます。
〇〇様は、現職において、〇〇（数値を含めて具体的に記載）という実績を上げたご経験があるからです。
また〇〇様は、〇〇を構築するプロジェクトリーダーを務めた経験もあるため、貴社の採用ポジションにかかわるメンバーの方々をまとめ上げていくような活躍も期待できると考えております。
紹介先のメリットを書く
もし推薦する求職者に上記のような能力や実績がなくても、推薦状に「紹介先の企業にとってどのようなメリットがあるか」を記載することで、より採用担当者に刺さる推薦状にすることが可能です。
このような場合には、次の例文を参考にしてください。
◯◯様は、大学を卒業後に現職の◯◯株式会社へ入社し、営業部でフィールドセールス業務を約3年間担当されました。その後、東京に転勤してからは、営業部の責任者としてマーケティング業務を含めた幅の広い業務を担当されています。
このように、◯◯様は、新人で知識や経験のまったくないところからスタートし、2年後には責任者として営業業務の全般を任されています。
自ら積極的に勉強し、周囲の協力を得ながら業務を遂行していることが、貴社へ◯◯様を推薦させていただく第一の理由です。
仕事をする過程においては、常に今の業務がなぜ必要なのかを考え、改善できる部分を効率化することを意識するなど、物事の本質を理解している方だと感じています。
また人柄についても、穏やかで落ち着きがあり、誰とでもコミュニケーションを取ることができるお方です。是非一度、直接ご面談をお願いしたいと考えております。
実際にあったダメな例文
以下では、実際にあったダメな推薦状の例文を紹介します。
- 転職した回数が多いため、さまざまな経験が多いというメリットがあります。
- 若くて元気があり、やる気もあります。
- 前職での人間関係の拗れが退職の理由ですが、明るくて感じの良い方です。
上記は実際に転職エージェントのキャリアアドバイザーが書いた推薦状の一部です。
一見すると意味があるように感じますが、文章の根拠が示されておらず、受け取った企業の採用担当が採用を見送る内容と言えるでしょう。
人材紹介で推薦状を書く際の注意点
テンプレートを使う
人材紹介で推薦状を書く際には、これといった決まったフォーマットはありません。
しかし、効果的な推薦状を書くためには、専門的な知識を持ったプロが作ったテンプレートを活用するのがおすすめです。
人材紹介における推薦状のテンプレート・ひな形に関しては、人材派遣と人材紹介を専門とするDiSPA!からダウンロードできる「推薦状」がおすすめです。
DiSPA!の「推薦状のテンプレート」は、DiSPA!の「帳票テンプレート」のページ内「人材紹介会社様向けテンプレート」からダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
記入事項を漏れなく書く
推薦状には、決まったフォーマットや記載事項はありません。
そのため記入事項を漏れなく書くためには、まず推薦する理由や推薦先へのメリットを、箇条書きに書き出しておくことをおすすめします。
必ず書くべき記載事項は「その人物を推薦する理由」や「採用することで得られる推薦先へのメリット」です。
紹介する人材と企業を確認する
推薦状を書く前には、必ず「紹介する人材と企業を確認する」必要があります。
本当に紹介する人材と企業がマッチしているかを確認せずに推薦状を書くと、途中でミスマッチに気づくケースがあるかもしれません。
ミスマッチに気づいた時点で推薦を取りやめれば、求職者からの信頼を失う可能性がありますし、無理に推薦すれば企業からの信頼を失う可能性があります。
このように、人材紹介事業者にとっては、求職者と企業の双方からの信頼が最も大切です。
そこで、求職者と求人企業のマッチングを行う際は、より慎重に確認作業を行うようにしましょう。
採用担当者に刺さる推薦状のポイント
それでは最後に、求人企業の採用担当者に刺さる推薦状のポイントを紹介します。
採用担当者の心に刺さる推薦状を書くには、次の2つのポイントを押さえることが大切です。
- 紹介先のペルソナマッチ
- カルチャーフィット
それぞれ解説します。
紹介先のペルソナマッチ
紹介先のペルソナマッチとは、求人企業が欲しい人材のペルソナ（人物像）にマッチした人材であることを、推薦状で分かりやすく伝えることです。
推薦状で求人企業の採用担当者を満足させるためには、実際に人材紹介を行うキャリアアドバイザーが、企業の欲しい人材やポストを深く理解することが重要です。
そこで求職者へのヒアリングだけでなく、自社の企業担当者ともしっかりと連携し、双方のマッチング精度を高めることが必要となります。
カルチャーフィット
カルチャーフィットとは、新しい環境や文化に適応することを指します。
推薦状におけるカルチャーフィットで重視すべきポイントは、新しい職場となる応募先の企業の社風や文化を理解し、上手にコミュニケーションをとることで、より効率的な仕事をするための必要な要素を意味します。
ここで重要となるのは、求職者の人柄や、前の職場での実績や評価です。近年は、仕事にやりがいを求めて転職する方も多いため、企業が採用を行う際に求職者とのカルチャーフィットを重視する傾向が高まっています。なぜなら、せっかく採用した人材がすぐに離職してしまうと、採用にかかる時間や手間といった採用コストが無駄になるからです。
そこで推薦状を書く際は、求職者と応募先の企業のペルソナマッチと、カルチャーフィットについての客観的な根拠を示すのがおすすめです。
人材紹介の推薦状のまとめ
このように、人材紹介において、効果的な推薦状を書くことは非常に重要です。
そこで、本記事で紹介したDiSPA!の「推薦状のテンプレート」を活用することで、推薦状の質が向上し、内容が充実するでしょう。
このテンプレートを基に、紹介する人材の優れた点や、人間性を客観的にほめることで、自然と良い推薦状を書きあげることができます。
DiSPA!の「推薦状のテンプレート」は、DiSPA!の「帳票テンプレート」のページ内「人材紹介会社様向けテンプレート」からダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
またブレイン・ラボでは、事業の立ち上げ相談会の実施や、提携する社労士事務所の紹介も可能です。人材紹介業の立ち上げや、立ち上げ後の事業の進め方などに不安のある方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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