人材派遣会社の事業を遂行する上で、欠かすことのできない業務に進捗管理があります。
人材派遣会社の仕事は、求職者と派遣先の企業をマッチングする業務が中心であるため、進捗管理が直接売上に関わる業務とは言えません。しかし、しっかりと管理できなければ業務に重大な支障をきたし、売上や収益にも悪影響を及ぼす可能性があります。
そこで進捗管理を行うことにより、業務の属人化を防ぎながら自社のリソースを最大限に活用し、トラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
今回は、人材派遣会社の運営を円滑に行うためのさまざまな進捗管理ツールを紹介し、それぞれを比較しながら解説します。
人材派遣会社における進捗管理とは
人材派遣会社における進捗管理とは、社員自らのタスクを個々に管理するだけでなく、社内の業務進捗を全ての運営社員が常に把握できるようにインタラクティブな情報共有をできるようにすることが大切です。
人材派遣会社では、業務の作業計画と実際の作業状況を「時間」と「品質」の二軸で管理することが重要となります。なぜなら、進捗管理が上手くできずに業務の遅延が発生したり、人材のミスマッチが生じたりした場合には、顧客の信頼を失い、事業に大きな損害がでる可能性があるからです。
そこで進捗管理を行うことにより、常に作業計画と現状のズレを正確に把握し、修正するための具体的な施策を考え、実施できるようになります。
人材派遣会社の主な職務は、求職者と求人を募集する企業をマッチングすることにあります。そのため、人材派遣会社は求職者と派遣先企業の両方を集客する必要があり、それぞれの営業過程において進捗管理を確実に行わなければ円滑な運営ができません。
そこで、業務進捗を全ての運営社員で共有するための進捗管理が重要となるのです。
人材派遣会社の進捗管理ツールを使うメリット
人材派遣会社の進捗管理には、さまざまな無料や有料のツールを使うことができます。以下では、ツールを使った進捗管理のメリットを紹介します。
業務の属人化を防げる
進捗管理にツールを使うことで、業務の属人化を防ぐことができます。ただし、全てのスタッフで進捗情報をリアルタイムに共有できなければ意味がないため、無料のエクセルやスプレッドシートなどを使った管理方法では難しいかもしれません。
社員数が比較的多い、中堅規模以上の人材派遣会社の進捗管理を行う際は、人材派遣業務に特化したシステムの導入をおすすめします。
社員のモチベーションが上がる
進捗管理を社内で共有することで、自分がすべきタスクや業務を明確にできるため、管理者も公平な評価を下すことができます。
社員の仕事のモチベーションが下がる最も大きな要因は、業務が属人化して、それぞれの業務が不明瞭となり不公平が生じることです。
進捗管理は、業務の効率化とミスの防止だけでなく、社員のやる気の向上にも繋がります。
目標達成までの流れを具体化できる
進捗管理は、目標達成までの工程を具体化するのにも役立ちます。
進捗管理を行うことで、現時点での業務進捗を全ての社員で共有できるため、目標に対しての流れや優先順位も具体化できます。そして最優先すべきタスクに必要なリソースを最大限に活用できるため、効率よく、確実に業務を遂行できるでしょう。
能力に応じた適材適所な人材配置ができる
進捗管理によって、各スタッフの能力を正確に把握し、適材適所に人材を配置できるのもメリットです。
進捗管理を行うことで、いつ、だれが、どの業務を、どれくらいの時間でできたかを明確に記録できます。進捗管理をシステム管理すれば、自分のタスクを他のスタッフに振り分けたり、誰かの実績を不正に横取りすることもできません。
社員の成長に繋がる
このように進捗管理を行うことで、自分はもちろん、他のスタッフの業務進捗もオープンになるため、社員全体の成長にも繋がります。
自分が覚えたいと思う業務に積極的に参加したり、実績優秀な社員がわかりやすくなるため、教えを乞うことも可能です。
進捗管理を行うことで、社内のコミュニケーション機会が増えるのもメリットとなるでしょう。
業務内の問題を早期に発見し、対処できる
業務全体の進捗を一元管理することで、自社の業務におけるボトルネックがわかります。
そこでボトルネックとなるポイントを全社で見つけて意見を出し合いながら解消すれば、問題や課題が比較的早く見つかるだけでなく、解消へ向けた対処をしやすくなるでしょう。
人材派遣会社の進捗管理でできること
人材派遣会社の進捗管理では、個人が自分のタスクを管理する「個人管理」の方法と、社内のリソースの全体を管理する「組織管理」の方法を分けてご紹介します。
派遣スタッフ個人の進捗管理
個人で進捗管理をする場合は、各担当別に営業タスクや各派遣スタッフの管理、派遣先企業への対応など、それぞれの進捗管理を見やすく整理できるツールを選びます。
個人のタスクを管理する場合には、無料ツールであるエクセルやスプレッドシートでも十分に使えるでしょう。ただし、会社が導入しているアプリやシステムと互換性があるかを確認しておくことが重要です。
互換性がなければ、結局別々に進捗管理しなければならなくなり、ミスやトラブルを誘発する可能性があります。
会社でアプリやシステムを導入している場合には、そのシステムを使う方が確実です。
派遣会社全体の進捗管理
社内の組織ごと、もしくは全体の進捗管理をエクセルで行う場合は、社内のスタッフ全員が進捗状況を共有して把握できるようにしなければなりません。そのため、無料のソフトで進捗管理を行うのは難しいと言えるでしょう。
人材派遣会社の業務については、それぞれの部署で独立した管理が難しく、情報を共有しながら連携することが重要です。
そこで、組織的な進捗管理を行う場合は、進捗管理アプリやシステムの導入をおすすめします。
社内の組織全体で業務の進捗状況を共有することで、スムーズに仕事が進むだけでなく、リアルタイムなコミュニケーションによりトラブルやミスを招くリスクを軽減できるでしょう。
人材派遣会社の進捗管理ツールの導入ポイント・選び方
ここでは、人材派遣会社が進捗管理ツールを導入する際のポイントと、ツールの選び方を解説します。ぜひ参考にしてください。
必要な機能があるか
人材派遣会社の業務はさまざまあるため、進捗管理ツールを選ぶ際は、自社の業務に合わせてツールを選びましょう。
全ての業務を一括管理したいときは、人材派遣会社を対象に開発されたシステムのご利用がおすすめです。
他社のサービスと連携できるか
進捗管理を行う際は、自社ですでに使用しているPCソフトとの連携可能かも確認してみましょう。主な連携先としては「マイクロソフト社のOutlook」や「Googleカレンダー」などが一般的です。
サポート体制が整っているか
使い慣れていない進捗管理アプリやシステムを導入する際は、常に使い方などのサポートをリアルタイムで提供しているかを確認することが大切です。
メールだけでなく、チャットなどでインタラクティブなコミュニケーションが取れるシステムサポートがあれば安心です。また、外国製品の場合には、日本語でのサポートの有無を必ず確認しましょう。
クラウド型とインストール型を選ぶ
進捗管理を行うためのソフトやシステムについては、クラウド型とインストール型があります。
クラウド型は、データをクラウド上で管理するため、場所を問わずインターネット環境さえあればどこでも情報を共有できます。一方でインストール型を使えば、社内のスタッフだけで情報漏洩といったリスクを限りなく少なくしながら安全に管理できるでしょう。
もし会社の外部（取引先や出張先）でシステムを使いたい場合や、業務委託などを併用する際は、クラウド型の方が利便性が高くなります。
カスタマイズできるか
進捗管理にツールを使うときは、ご自分や自社で管理しやすいように、ツールをカスタマイズできるかどうかもポイントです。
進捗管理専用に開発されたシステムにおいては、特に使いやすいようにカスタマイズ機能を高めた製品もあり便利です。
費用がかかるか
進捗管理に使用できるソフトやツールはさまざまで、無料で使えるソフトから、有料のシステムまで、それぞれにメリットやデメリットがあります。
導入の際は、無料トライアルを利用したり、実際の導入事例などを確認したりしながら、自社に合ったツールを選ぶことが大切です。
次の章では、無料のソフトや有料システムのおすすめ5選を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
人材派遣会社におすすめの進捗管理ツール5選
以下では、人材派遣会社におすすめしたい、進捗管理ツールを5つご紹介します。
Microsoft社 Excel（エクセル）
人材派遣会社の進捗管理でエクセルを使う場合は、個人のタスク管理に向いていますが、社内全体やプロジェクトの進捗管理には不向きな点が多くあります。
エクセルでの進捗管理の詳しい内容は「人材派遣会社の進捗管理をエクセルで行う方法とメリット・デメリットを解説」の記事をご確認ください。
Google社 Sheets（スプレッドシート）
スプレッドシートとは、Google社が提供しているクラウド型の表計算ツールです。
もともと進捗管理に最適化されたツールではないため、ご自分でカスタマイズして進捗管理表を作らないといけませんが、無料で提供されている進捗管理用のテンプレートを利用することで、比較的簡単に進捗管理表を作成することができます。
基本的な操作は、マイクロソフト社のエクセルと似ており、同じシート上で複数人が同時に作業できるのがポイントです。
Atlassian社 Trello（トレロ）
Trello（トレロ）とは、Atlassian社が提供しているクラウド型の進捗管理ツールです。
カンバン方式に特化したツールで、メンバーとの共有画面で「未着手」「作業中」「完了」を記載したカードを作成し、管理者と作業者が進捗状況を共有できます。
Chatwork株式会社 Chatwork（チャットワーク）
Chatwork（チャットワーク）とは、Chatwork株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。
基本目的はビジネスチャットですが、チーム内のタスク管理ツールとしても利用できます。
業務に携わるメンバーをチャット内に招待することで、チーム内のスタッフ同士のタスクを作成・編集でき、共有も可能です。
株式会社ブレイン・ラボ マッチングッド
DiSPA!を運営するブレイン・ラボが提供し、多くの人材派遣会社への導入実績を持つ、人材派遣会社向け業務管理システム『マッチングッド』では、進捗管理機能も充実しており、さまざまな人材派遣の業務を一括管理できます。
『マッチングッド』の進捗管理では、応募から面談・面接の進捗を貴社のフローに合わせて管理できます。進捗登録・検索機能では、求職者との面談設定や日々のメール・電話のやり取りを詳細に残すことができ、複数のスタッフで情報共有する際に非常に役立つでしょう。
また、実際の選考進捗についても、貴社独自に選考フローの設定（書類審査や一次面接〜最終面接等）を行えますので、貴社の選考フローに合わせて進捗管理をしていただくことも可能です。
『マッチングッド』は、知りたい業務の進捗状況を検索する機能も備わっており、一日の動きを的確に把握しながら生産性の向上を効果的にサポートします。マイページ機能では、担当者の方それぞれが、今自分が抱えてる求職者や求人に関する情報や進捗を一覧で確認できます。
このような、個々の進捗を正確に確認することにより、求職者や求人企業への対応漏れを防止できるでしょう。また、他の担当者の方はもちろん、社内全体の進捗をリアルタイムに確認できるため、定期的な会議やミーティングの際などに、常に最新の情報を報告・参考資料として使えることも大きなメリットです。
『マッチングッド』には、人材派遣システムの基本機能として以下のような基本機能が備わっています。
- 進捗管理
- 求職者管理
- 会社情報管理
- 会社担当者管理
- 求人案件管理
- マッチング
- スケジュール
- 帳票出力
- インポート
- データ集計
- 契約管理
- 勤怠管理
- 請求管理
- 給与計算 など
また、以下のようなオプション機能も充実しています。
- ホームページ連携
- 地図機能
- SMS送信
- FAX送信
- WEB勤怠
- LINE連携 など
その他にも『マッチングッド』では、チャットやメールなどでリアルタイムなサポート機能が充実していて安心です。
進捗管理ツールのまとめ
このように人材派遣会社における進捗管理では、人材派遣会社の各社員が自分の時間やタスクを管理するだけではなく、派遣先の企業や派遣スタッフの情報を常に把握しながら業務の円滑化を図る必要があります。
個人のタスクについての進捗管理については、エクセルやスプレッドシートなどの表計算ツールでも十分に管理できる場合もあるため、使い慣れたソフトを有効活用可能です。
しかし、社内全体のタスクや進捗を一括管理する際は、「人材派遣管理システム」の活用がおすすめです。
人材派遣管理システムを使うことで、業務効率や営業効率が向上するだけでなく、派遣スタッフと派遣先の企業とのミスマッチの軽減にも繋がります。
また毎月の請求や支払業務なども自動化できるため、社内リソースの負担が減り、離職率の軽減にも繋がるでしょう。
人材派遣事業を運営する会社では、今回ご紹介した進捗管理を参考に、業務を見える化して、ぜひ円滑な業務運営を進めてください。
進捗管理をはじめ、人材派遣管理のシステムの導入にご関心を持たれた方は、ぜひブレイン・ラボにお問い合わせください。貴社の業務の効率化を進める最適なシステムの導入方法を提案させていただきます。
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