人材派遣会社の進捗管理をエクセルで行う方法とメリット・デメリットを解説

人材派遣会社の事業を遂行する上で、欠かせないのが業務の進捗管理です。

人材派遣会社の仕事は求職者と派遣先の企業をマッチングする業務が中心ですが、派遣スタッフが派遣先の企業に就業するまでの過程や、契約更新などの業務に遅れが出てしまうと、派遣事業の運営に大きな支障がでてしまう可能性があります。

そこで進捗管理を行うことにより、業務の属人化を防ぎながら自社のリソースを最大限に活用し、トラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

今回は、人材派遣事業運営を円滑に行うための進捗管理を身近なPCソフトの1つである「Microsoft®Excel（※以降、エクセルで表記）」で行う方法や、メリット・デメリットを詳しく解説します。

人材派遣会社における進捗管理とは

人材派遣会社における進捗管理とは、人材派遣会社の業務進捗を全ての運営社員が常に把握できるように、インタラクティブな情報共有をできるようにする必要があります。

人材派遣会社では、業務の作業計画と実際の作業状況を「時間」と「品質」の二軸で管理することが重要です。なぜなら、進捗管理が上手くできずに業務の遅延が発生したり、人材のミスマッチが生じたりした場合には、顧客の信頼を失い、事業に大きな損害がでる可能性があるからです。

そこで進捗管理を行うことにより、作業計画と実績のズレを正確に把握し、修正するための具体的な施策を考え、実行できるようになります。

人材派遣会社の主な職務は、求職者と求人を募集する企業をマッチングすることにあります。そのため、人材派遣会社は求職者と派遣先企業の2つを集める必要があり、それぞれの営業過程において進捗管理を確実に行わなければ円滑な運営ができません。

そこで、業務進捗を全ての運営社員で共有するための進捗管理が重要となります。

進捗管理にエクセルを使う方法

ここでは、人材派遣会社の進捗管理に普段使い慣れている方も多い「エクセル」を使う方法について解説します。

エクセルを用いた進捗管理では、個人が自分のタスクを管理する「個人管理」の方法と、社内のリソースの全体を管理する「組織管理」の方法を分けてご紹介します。

個人管理

個人で進捗管理をする場合は、各担当別に営業タスクや、各派遣スタッフの管理、派遣先企業への対応など、それぞれの進捗管理を見やすく整理できます。

個人のタスクを管理する場合には、自分が見やすいようにエクセルをカスタマイズして、業務を効率化しましょう。

組織管理

社内の組織ごと、もしくは全体の進捗管理をエクセルで行う場合は、社内のスタッフ同士が進捗状況を共有して把握できるようにしなければなりません。

エクセルをサーバに上げて管理すると、誰かが使っていると編集できなかったり、ファイルの先祖返りが発生して何が正しい情報なのかの混乱が発生する可能性があります。

そのため、エクセルのみで進捗管理を行うのは難しいでしょう。

人材派遣会社の業務については、それぞれの部署で独立した管理が難しく、情報を共有しながら連携することが重要です。

そこで、組織的な進捗管理を行う場合は、進捗管理システムの活用をおすすめします。組織全体で業務進捗を共有することで、スムーズに仕事が進むだけでなく、リアルタイムなコミュニケーションによりトラブルやミスを招くリスクを軽減できるでしょう。

人材派遣会社の進捗管理をエクセルで行うメリット

次に、人材派遣会社の進捗管理をエクセルで行うメリットについて解説します。エクセルで進捗管理を行うメリットには、おもに次の3つがあります。

1. 導入コストが安い、もしくはかからない
2. 自分好みにカスタマイズしやすい
3. 使い慣れている

それぞれ解説します。

1.導入コストが安い、もしくはかからない

普段会社やプライベートでお使いのPCに「エクセル」ソフトを使用しているケースが多いのではないでしょうか。もし導入されていない場合でも、数万円でソフトを購入できますし、似たようなソフトにGoogle社のスプレッドシートを代用することもできます。

またエクセルやスプレッドシートは、導入さえしていれば、月額費用などのランニングコストもかからないのも使いやすさの理由です。

エクセルやスプレッドシートは、進捗管理専用のソフトではないため、機能面で万能とは言えません。しかし、コストを掛けたくないという方にはおすすめです。

2.自分好みにカスタマイズしやすい

エクセルの便利なところは、自分の使いやすいようにカスタマイズしやすい点です。

ご自分が管理する業務の内容によって、最適な進捗管理表を作成できます。

エクセルは基本的に表を用いるためのソフトなため、ガントチャートなどを利用して、時間とタスクを管理するのにも向いています。

カスタマイズしやすいエクセルを使い、ご自分に合わせた自由な使い方を模索しましょう。

3.使い慣れている

進捗管理にエクセルを用いる最大のメリットは、普段から使い慣れている方が多いため、トレーニングが要らない点です。

普段から業務に忙しい方でも、すぐに使用できますし、企業も特別なトレーニングに費用を用意する必要がありません。

エクセルを進捗管理に使うことで、導入コストや教育コストを節約できます。

人材派遣会社の進捗管理をエクセルで行うデメリット

エクセルを人材派遣会社の進捗管理に活用する場合、上記のようなメリットがある反面、デメリットも多くあります。以下では、エクセルで進捗管理する際のデメリットを解説します。

エクセルを進捗管理に使うデメリットは、おもに次の3つです。

1. タブレットやスマホでは使いにくい
2. タイムラグが起こりやすい
3. 複数人での情報共有に不向き

それぞれ解説します。

1.タブレットやスマホでは使いにくい

エクセルで進捗管理を行うデメリットとして、タブレットやスマートフォンでは使いづらい点があります。

エクセルは、基本的での使用を前提に開発されたツールであるため、タブレットやスマートフォンとの相性があまり良いとは言えません。

小さい画面では視認性が悪く、キーボードがなければ文字や数字の入力が難しいといったところもデメリットです。

2.タイムラグが起こりやすい

エクセルは、基本的にファイル管理するソフトであるため、更新するたびにファイルを開き直す作業が必要です。そのため、同時に複数のスタッフが作業をしたり、情報を共有しにくいデメリットがあります。

そのため、人材派遣会社のようなタスク更新の多い業種では、組織全体の進捗管理にエクセルを使用するのが難しいのが現実です。 

3.複数人での情報共有に不向き

エクセルには、基本的に情報を共有する機能がありません。そのため、ファイルを共有する際は、メールなどに添付してそれぞれの相手に送信する必要があります。

メールを送信する際は、宛名やメールアドレスなどを都度確認する必要があるだけでなく、誤送信のリスクもあります。

 また進捗管理には、進捗状況の停滞や、トラブルの発生を察知することも重要な目的です。これらを目的とした、組織での情報共有には、エクセルでの進捗管理は事実上不可能と言えるでしょう。

人材派遣会社の進捗管理をエクセルで行う際のコツ

ここでは、エクセルで個人の進捗管理を行う際や、組織で大まかな進捗状況を確認する場合に、使えると便利な機能を紹介します。

使えると便利な機能は次の3つです。

1. 関数機能
2. セルの保護機能
3. プルダウン機能

それぞれ解説します。

1.関数機能

エクセルには、簡単な計算機能だけでなく、さまざまな関数機能が備わっています。

関数を使いこなすことで、面倒な入力を自動化したり、手動での入力ミスを防ぐこともできます。

進捗管理で言えば、日付と時間を入力するだけで、自動的にガントチャートの作成も可能です。このように、関数を使いこなすことで、業務効率の大幅な向上が見込めるでしょう。

2.セルの保護機能

セルの保護機能とは、指定していない人が進捗管理の内容を変更したり、入力できないようにする機能です。

せっかく作った進捗管理表を使い慣れていない人が消してしまったり、誤入力しないようにするためにも、ある程度管理できるスタッフを限定しておくことも大切です。

3.プルダウン機能

ある程度入力する項目が決まっているようなセルに関しては、プルダウン機能を活用することで入力の手間を省き、誤入力を防ぐことができます。

また、プルダウンで項目を指定することで、スタッフ全員の認識を統一できるでしょう。

例えば、下記のようにタスクの進捗を5段階に設定するといった方法です。

• 未着手
• 着手中
• 完了
• 確認待ち
• 確認済み

このようにプルダウン設定しておくことで、共有する全てのスタッフが共通の認識で進捗状況を確認できます。

人材派遣の進捗管理におすすめ『マッチングッド』

DiSPA!を運営するブレイン・ラボが提供し、多くの人材派遣会社への導入実績を持つ、人材派遣会社向け業務管理システム『マッチングッド』では、進捗管理機能も充実しており、さまざまな人材派遣の業務を一括管理できます。

『マッチングッド』の進捗管理では、応募から面談・面接の進捗を貴社のフローに合わせて管理できます。進捗登録・検索機能では、求職者との面談設定や日々のメール・電話のやり取りを詳細に残すことができ、複数のスタッフで情報共有する際に非常に役立つでしょう。

また、実際の選考進捗についても、貴社独自に選考フローの設定（書類審査や一次面接〜最終面接等）を行えますので、貴社の選考フローに合わせて進捗管理をしていただくことも可能です。

『マッチングッド』は、知りたい業務の進捗状況を検索する機能も備わっており、一日の動きを的確に把握しながら生産性の向上を効果的にサポートします。マイページ機能では、担当者の方それぞれが、今自分が抱えてる求職者や求人に関する情報や進捗を一覧で確認できます。

このような、個々の進捗を正確に確認することにより、求職者や求人企業への対応漏れを防止できるでしょう。また、他の担当者の方はもちろん、社内全体の進捗をリアルタイムに確認できるため、定期的な会議やミーティングの際などに、常に最新の情報を報告・参考資料として使えることも大きなメリットです。

『マッチングッド』には、人材派遣システムの基本機能として以下のような基本機能が備わっています。

• 進捗管理
• 求職者管理
• 会社情報管理
• 会社担当者管理
• 求人案件管理
• マッチング
• スケジュール
• 帳票出力
• インポート
• データ集計
• 契約管理
• 勤怠管理
• 請求管理
• 給与計算　など

また、以下のようなオプション機能も充実しています。

• ホームページ連携
• 地図機能
• SMS送信
• FAX送信
• WEB勤怠
• LINE連携　など

その他にも、『マッチングッド』では、チャットやメールなどでリアルタイムなサポート機能が充実していて安心です。

進捗管理のまとめ

このように人材派遣会社における進捗管理では、人材派遣会社の各社員が自分の時間やタスクを管理するだけではなく、派遣先の企業や派遣スタッフの情報を常に把握しながら業務の円滑化を図る必要があります。

個人のタスクについての進捗管理については、エクセルでも十分に管理できる場合もあるため、使い慣れたソフトを有効活用可能です。しかし、社内全体のタスクや進捗を一括管理する際は、「人材派遣管理システム」の活用がおすすめです。

人材派遣管理システムを使うことで、業務効率や営業効率が向上するだけでなく、派遣スタッフと派遣先の企業とのミスマッチの軽減にも繋がります。また毎月の請求や支払業務なども自動化できるため、社内リソースの負担が減り、離職率の軽減にも繋がるでしょう。

人材派遣事業を運営する会社では、今回ご紹介した進捗管理を参考に、業務を見える化して、ぜひ円滑な業務運営を進めてください。
進捗管理をはじめ、人材派遣管理のシステムの導入にご関心を持たれた方は、ぜひブレイン・ラボにお問い合わせください。貴社の業務の効率化を進める最適なシステムの導入方法を提案させていただきます。