派遣業界トレンド 派遣DX

中小企業向け 失敗しない派遣DXの進め方

ホワイトペーパー(無料)

失敗しない派遣DXの始め方

派遣会社のシステム導入は難しい?成功のカギは「営業活用の壁」の乗り越え方にあった!

  • 派遣DXのステップ論
  • 営業現場でシステム活用が進まない理由
  • 「営業活用の壁」を乗り越える方法

ここ数年、COVID-19の蔓延により派遣労働者の求職活動や働き方はデジタル化が進み、派遣会社も半ば強制的に対応を求められるようになりました。

そして、それは単なる場当たり的な変化ではありません。DXは一部の大手企業のものだけではなく、すでに中小企業にも求められる段階になっており、バスワード化していた”DX”が、今や派遣業界にとっても新しい常識となりつつあるのです。派遣労働者の求めるデジタル化にうまく適応し、事業のDX(Digital Transformation)を成功させている派遣会社は、その規模に関わらず業績を早期に回復・向上しています。

しかし、「システム導入を進めても、結局使いこなせずに失敗してしまった」、「アナログな業務が多く残っているので、何から手を付けて良いか分からない」というお悩みも多く聞きます。

そこで、中小派遣会社のDXを進めるコツを、1100社のシステム導入を支援してきた株式会社ブレイン・ラボが解説いたします。

1.一般的なDXステップ

まずは一般的なDXのステップを解説いたします。

一般的なDXのステップ解説図

DXには様々な見解が存在しますが、弊社では工数の削減と効率化を目指すための革新を「守りのDX」、売上向上のための革新を「攻めのDX」と区別しています。守りと攻めに含まれる、5つのステップを解説していきます。派遣事業における具体例は、「3.派遣業界のDXステップ」にて解説します。

まず「守りのDX」の第一歩です。

ステップ1 (図:1.データ化)

アナログ情報のデータ化とは、紙や属人管理しているExcel等の情報を電子データにし、活用できる資産にするということです。これによって、データ検索などの工数を削減できます。

ステップ2 (図:2.効率化・省略(デジタル化))

システム活用による自動計算やルーティンワークの自動化による人的工数の削減など、データを活用した業務効率化や、そもそも業務の工程を省略することです。

そして、ここからのステップが「攻めのDX」です。

ステップ3 (図:3.提供価値の最大化・高度化)

蓄積してきたデータを活用し、データドリブンな営業戦略の立案をしたり、提供価値であるマッチングのスピードや質、量の向上を図ることができます。

ステップ4 (図:4.新しい提供価値の創造)

MA(Marketing Automation)やCDP(Customer Data Platform)で、これまで機能別にバラバラだった様々なデータを連結・活用することで、既存のビジネスモデルを変えることなく、新しい価値提供や顧客体験の向上が可能になります。

ステップ5 (図:5.既存の提供価値の破壊と創造)

テクノロジーで既存のビジネスモデルを破壊し、新しい提供価値を創り出すというものです。Uberの配車アプリや、塾のリモート授業が有名な例でしょう。皆さまがDXといって思いつくのがこのステップではないでしょうか。しかし、派遣ビジネスには法的な規制があり、実現はなかなか難しいと考えられます。

では、派遣業界でのDXは、どこを目指してどのように進めるべきなのでしょうか?

2.派遣業界のDXが必要な理由

そもそも派遣業界では、何を目指してDXを進めるべきでしょうか。派遣事業はアナログでしか出せない、人のぬくもりも介在価値になる業界です。スタッフと信頼関係を構築することで安心して就業してもらったり、営業の対応が競合差別化に繋がることも事実です。

そのような派遣業界では、本来人がすべき仕事に注力できるよう、つまり人による介在価値を最大化するために、デジタルで代替できる工数を削減したり、デジタルのサポートで提供価値を最大化することを目的にDX推進すべきなのです。

さらにCOVID-19の蔓延により、求人が減少し条件が難化したり、選考時間が長期化しています。一方で、オンライン登録やオンライン職場見学での仕事探しなど、スタッフの行動にもデジタル化が進んでいます。これらの理由で、一人当たりのエントリー数や登録社数も以前より増えており、競争が激化し成約率が低下している傾向にあります。

その中で選ばれる派遣会社になるためには、より早く、適切な案件をより多く、スピーディーに紹介する。デジタル化が進んでいる派遣労働者に選ばれるために、派遣会社のDXは必須になっているのです。

それでは派遣業界におけるDX、”派遣DX”のステップを説明します。

3.派遣業界のDXステップ

派遣業界のDXを進める上で、データの蓄積や活用方法が確立され、新しい業務フローの整備ができるシステムの導入は、DXを速く、確実に実現するテンプレートのような存在だと考えています。そこで、システム導入の観点で派遣DXを成功された複数の派遣会社のステップ事例をまとめました。

DXには様々な見解が存在しますが、弊社では工数の削減と効率化を目指すための革新を「守りのDX」、売上向上のための革新を「攻めのDX」と区別しています。守りと攻めに含まれる、5つのステップを解説していきます。派遣事業における具体例は、「3.派遣業界のDXステップ」にて解説します。

派遣業界のDXステップ解説図

派遣事業における業務はフロントとバックに分かれています。

  • フロント業務:応募者対応やマッチング、進捗管理などの業務
  • バック業務:稼働スタッフの請求・労務周りなどの業務

そして、守りのDXは主にバック業務が中心で、攻めのDXはフロント業務が中心となっています。

結論として、守りのDXであるバック業務からシステムを導入し、データを整備してから攻めのDXであるフロント業務のシステムを導入していくべきです。バック業務が多く複雑な派遣業界では、この順でDXを進めることが成功の秘訣となります。

まず「守りのDX」の第一歩です。

ステップ1(図:1.データ化)

紙で管理している契約書や勤怠情報を電子データにすることで、労務や請求回りの人為ミスの予防や、コンプライアンス対策をすることです。法令遵守が厳しく求められる派遣業界では、一番に手を付けるべきステップです。

ステップ2(図:2.効率化・省略)

データ化した情報を活用し、業務全体をデジタル化することです。例えば自社webサイトとシステムを自動で連携して、応募者情報を取り込む工数を削減したり、すでにデータ化されている労務データ、勤怠データを連結し、システムで給与の自動計算をさせる。これにより、経理周りの工数を大幅に削減できます。

最初は勤怠や請求システムといった、特定の機能だけを持つシステムを入れるケースもありますが、事業が拡大するにつれ結果的に複数のシステムを併用することになります。するとデータ連携や二重入力の工数が発生します。データ移行やシステム変更によるバック業務のフロー変更を考えると、最初からバック業務を一元管理できるシステムを活用することもおすすめです。

ここまで進むとバック業務はかなり効率化されます。次に売上拡大を目指すのであれば、ここから先の「攻めのDX」を実現する必要があります。

ステップ3(図:3. 提供価の最大化・高度化)

「攻めのDX」の第一歩は、営業現場の非効率を解消することです。例えば、メールやフォルダ、営業個人のデスクトップにある求人や求職者データをシステムで一元管理することでデータの属人化が解消されます。マッチングできる求職者や求人が可視化されたり、情報の検索や共有のスピードも上がるので対応力が底上げされ、成約数が向上するケースは珍しくありません。このようにして、提供価値=マッチングのスピード・量・質が最大化・高度化します。

このようにシステムの活用が進むと、さらに蓄積したデータを活用して売上を向上したり、選ばれ続ける顧客体験の向上を目指すステップ4に進んでいきます。

ステップ4(図:3. 新しい提供価値の創造)

ステップ4まで到達した派遣会社では、フロント業務の機能に応じて、応募管理システム、基幹システムなど、複数のシステムを導入していることが多いです。それらを連携させたり、CDP(Customer Data Platform)や、MA(Marketing Automation)、CRM(Customer Relationship Management)などのツールを導入し、様々なデータを活用することで新しい価値提供や顧客体験の向上を目指します。

例えば、これまで求人を大量に送るだけだったマッチングから、求職者や派遣先企業の行動データも活用し、最適な案件を最適なタイミングで紹介したり、メルマガ送付も全員に同じ内容を配信するのではなく、求職者の属性に応じて情報を出し分けて配信しすることで顧客満足度を向上することができるようになります。これにより、新しいマッチング価値の提供や、顧客体験を向上させることができるのです。

上記のようなステップ3~4の「攻めのDX」を実現するためには、フロント業務の、つまり営業現場のデータ整備とシステム活用を進める必要があるのですが、実はここで失敗するケースが非常に多いのです。

何故なら営業現場でデータやシステムを活用するには、バックオフィス業務とは違った障壁がいくつかあるからです。この障壁を弊社では「現場活用の壁」と呼んでいます。

4.「現場活用の壁」の乗り越え方

派遣会社にDXが進み辛いのは、派遣会社のマッチング成功要因にあると考えています。

派遣業界成功の秘訣

マッチングを成功させる要因は、1番が対応のスピード、そして量、最後に質だと考えています。量や質と比較すると、スピードが最もコントロールできるからです。そして、事業の特性として求職者も派遣先企業も迅速なマッチングを求めており、競合と差別化しづらい派遣会社の中で大きく差がつくポイントとなるからです。

このようにスピードが重視される、さらに事務作業も多い派遣事業では、システムへデータを入力する時間の優先度が下がってしまうのです。営業現場の状況を考慮しきれずにシステムを導入してしまい、結局使われなくなってしまった…という失敗例も少なくありません。

営業現場のシステム導入にはコツがあります。

現場活用の壁の乗り越えサイクル解説図
結論として、まずは①強制的に使わせることが重要です。そして②利便性を感じさせることができれば、さらに活用が進むというサイクルになります。

なぜ、まずは強制的に活用させることが重要なのでしょうか?
利便性を感じさせるには、どのような事に気を付けるべきなのでしょうか?

ポイントとなる①強制力による活用、②利便性による活用については、ホワイトペーパー内で解説をしております。続きはダウンロードしてご確認ください。
ホワイトペーパー(無料)

失敗しない派遣DXの始め方

派遣会社のシステム導入は難しい?成功のカギは「営業活用の壁」の乗り越え方にあった!

  • 派遣DXのステップ論
  • 営業現場でシステム活用が進まない理由
  • 「営業活用の壁」を乗り越える方法
まずはお気軽に資料請求!

まずはお気軽に資料請求!

マッチングッドは、人材派遣会社の
工数削減・生産性向上を叶える
クラウド業務管理システムです

CTR IMG