情報共有システムは、インターネットを利用して組織間で情報を交換・共有することで、業務効率化を実現するためのシステムのことです。
人材派遣業では、派遣元・派遣先との円滑なコミュニケーションや情報共有が必要になるため、情報共有システムの活用を積極的に取り入れている会社も多くあります。
当記事では、人材派遣業においてどのような情報を共有するのか、システムを活用する事例やメリット、システム選びのポイントについて紹介します。
派遣業務での共有情報
派遣業務では、社内や派遣先企業、求職者、派遣スタッフの間で多くの情報共有が必要になります。個人情報や契約に関わる重要な書類・情報を日常的に扱うため、適切な管理が必要不可欠です。
派遣業務において情報共有がスムーズにできないことで、業務の遅延や派遣スタッフとのトラブルに繋がりかねないため、日頃からしっかりと情報共有することが大切です。
派遣業務では、対派遣先・対派遣スタッフ・対派遣会社（社内）の間でそれぞれ共有する情報が異なります。まずは、それぞれどのような情報共有が必要なのかについて見ていきましょう。
対派遣先
対派遣先（派遣先企業）との間では、主に以下の情報を共有します。
| 求人情報求職者情報、職場見学日程調整 |
求人情報に関する共有は、派遣業において欠かせない項目です。派遣先企業は、求職者とのマッチングを増加させることを目的としています。職種や勤務エリア、募集期間などを正しく管理して、求職者に求人として共有する必要があります。
また、採用ステップにおいて職場見学や面談などの日程調整に関する共有も必要となります。
派遣業務では多くの求職者がいるため、求職者に関する情報を正確に管理しなければなりません。採用するにあたり必要な書類や個人情報についてもしっかりまとめておくと安心です。
対派遣スタッフ
対派遣スタッフとの間では、主に以下の情報を共有します。
| 職場見学や面談の日程調整求人情報 |
派遣スタッフがスムーズに仕事をスタートするためには、派遣元・派遣先との円滑なコミュニケーションが必要不可欠です。求職者が困ることなく仕事を選べるよう、求人情報を中心にしっかり情報共有を行いましょう。
派遣スタッフ（求職者）は、より良い職場のもとで働きたいニーズがあります。そのため、求職者にが正確な情報を受け取れるよう、求人の管理は適切に行ってください。
また、職場見学の日程調整など、選考状況をスムーズに把握できるようなシステムを整えておくことも大切です。
対派遣会社（社内）
対派遣会社（社内）の間では、主に以下の情報を共有します。
| 求職者・派遣スタッフ情報企業情報選考状況情報KPI（社内・部内・個人） |
人材派遣会社（社内）では、求職者やスタッフの情報、企業情報をしっかりと管理する必要があります。選考状況をしっかり共有できていれば、担当営業が異なる場合でも円滑に業務が進められるでしょう。
特に、求職者やスタッフに関する情報は数が多いため、正しく管理できていなければ混乱を招くことも。緊急時でもイレギュラーに対応できるよう求職者やスタッフの情報は適切に管理する必要があります。
また、目標達成の進捗や評価をするための指標である「KPI」の共有も重要です。KPIを個人が適切に設定した上で社内共有することで、個人が次に取るべきアクションの把握や適正な評価ができるようになります。
情報共有が滞ることによる弊害
派遣業務では、社内・社外での書類のやり取りやコミュニケーションが多いため、常にスムーズな情報共有が求められると言えます。
派遣先や派遣スタッフ・社内間での情報共有が滞り、業務の遅延・漏れが発生するとさまざまな弊害が発生する可能性があるため、注意しなければなりません。
派遣事業では、派遣社員と派遣先企業をマッチングすることが、主な収益元になります。その中で情報共有が滞ることで契約に至らないことも多々見られます。書類のやりとりが多い派遣事業で情報共有が疎かになってしまっては大損害になり得ます。
実際に、情報共有が滞ることでどのような弊害が考えられるのか、以下を確認しておきましょう。
契約締結や提出書類提出の延滞による信頼棄損など
派遣会社では、書類を扱う場面も多くあるため、担当スタッフごとに書類の管理をしっかり行わなければなりません。求職者との契約締結や書類提出が延滞すると、会社全体の信頼を失う可能性があります。
会社の信頼を失うことは、契約破棄や派遣スタッフの定着率の低下など、人材派遣サービス全体の評判に関わります。具体的には、以下のようなリスクが考えられるため十分に注意しておきましょう。
| 派遣先企業との契約破棄 派遣先企業との間でやり取りする中で、契約に関わる重要な遅延やミスが起きる可能性があります。企業としての信頼を失ってしまうことで、契約破棄に繋がる恐れがあるため注意しなければいけません。 派遣スタッフの定着率の低下 派遣元・派遣先での対応が遅いことで、派遣スタッフが不満に感じて定着率が低下するケースも考えられます。例えば、契約書や給与に関する情報の遅延があると、スタッフや求職者は「派遣元と派遣先企業」のどちらにも不信感を抱いてしまう可能性があります。 法的問題によるトラブル 派遣元ではしっかりと法律を守っていたとしても、派遣先企業との連携が上手くいかないことで「労働者派遣法」の違反に繋がるリスクを頭に入れておきましょう。会社の倒産や契約破棄など大きな問題になり得るため、法的問題によるトラブルが起こらないよう注意しましょう。 |
このようなトラブルが起きないよう、派遣元（社内）・派遣先企業・派遣スタッフには十分に情報共有をした上で、連携を取ることが重要となります。
マッチング機会損失
求職者の多くは、1日でも早く仕事を見つけたいと考えているでしょう。また、求人には応募締め切り日なども設けられており、限られた期間の中でマッチングの機会を作る必要があります。
そのため、派遣元は対象となる求職者に向けて、できる限りタイムリーに求人情報を届けなければいけません。
求人の掲載や面談の日程調整などの共有が滞ることで、派遣先と求職者のマッチング機会損失に繋がり、企業間やサービスにおける満足度が低下する要因になるでしょう。
マッチングの機会を適切に作るためには、求人情報・求職者情報をしっかりと把握した上で、派遣先企業とのスムーズなコミュニケーションが必須と言えます。
システム活用による情報共有効率化事例
情報共有システムを活用すると、業務の効率化・コミュニケーションの円滑化を実現できることがメリットです。これまで行っていた作業を1つのシステムで把握できれば、ストレスなく素早い対応が行えるため、社員の生産性や満足度の向上にも繋がります。
派遣事業を運営している人は、社内ですぐに取り入れられるシステムを上手く活用して、情報共有の効率化を図りましょう。
ここからは、システム活用による情報共有効率化の事例を紹介します。
急な代理対応が必要となった場合
派遣営業のほとんどは、派遣先企業や派遣スタッフごとに営業担当者が異なります。そのため、担当者が休みで代理の営業が対応しなければならないケースもあるでしょう。
そういったイレギュラーな事態があったとしても、派遣スタッフの情報がシステムで一元管理されていれば、担当者が違った場合でも緊急の対応が問題なく行えます。
上記に限らず、担当者が変更になる場合でも、共有システムを活用することで工数が減り、スムーズに引き継ぎができるでしょう。情報共有システムは、派遣スタッフや派遣先、社内での情報を1つのシステムでまとめられるサービスを選ぶのがベターです。
重複営業の回避
営業担当者が複数人いる場合、同じ企業へ何度も営業をかけてしまうケースも少なくありません。1人1人が真摯に営業を行ったとしても、何度もメールや電話で営業をされることで結果的にしつこいイメージが付いてしまうことも。
もし企業が人材派遣の導入を検討していた場合、営業によって会社の印象が悪くなってしまっては本末転倒です。
情報共有システムを活用して、営業済みの会社を管理するなど、営業に関する情報をしっかり共有しておけば重複営業を回避することができます。
情報共有システム
派遣事業における情報共有システムは、「人材派遣管理システム」とも呼ばれます。近年の共有システムは、どこからでもアクセスできリアルタイムに情報更新が可能な「クラウド型」が主流となってきています。
また、社内だけでなく派遣先企業や派遣スタッフ（求職者）の情報を一元管理できるシステムであれば、より効率的に業務が進められるでしょう。
ここでは、派遣業務において情報共有システムをどのように活用できるかについて解説します。
フロント業務（契約以前）
フロント業務において、共有システムは以下のように活用できます。
| 求人情報求職者情報、職場見学日程調整 |
求人や求職者情報を一元管理することで、複数のシステムを使う手間やコストが削減できます。「派遣スタッフ情報はExcel、契約書は外部システムで管理」といった面倒な手間もなくなり、社内で働く担当者の負担が大幅に軽減できます。
社員の負担が軽減されると、業務において生産性の向上が期待できます。労働環境を改善して、社員がスムーズに働ける環境を作ると良いでしょう。
また社内だけでなく、求職者に向けて選考進捗状況を常に共有できれば、求職者自身の仕事に対する不安が軽減され、サービスの満足度アップに繋がるでしょう。
バック業務（契約以降）
バック業務において、共有システムは以下のように活用できます。
| 各種契約書など文書管理 |
各種契約書などの文書は、データベースでの適切な管理が必須となります。紙ではなくクラウド上で管理・共有することで、保管コストが削減でき、書類の紛失のリスクがなくなるでしょう。
文書管理を共有システムで一括管理することで、必要な情報をデータ上で検索しやすくなります。また、書面の契約書では、契約更新などで新たに契約書を発行しなければなりません。
データベースで一元管理することで、そういった手間を省くこともできるのです。
派遣営業の競争力強化に情報共有を実現するシステム導入のおすすめポイント
情報共有システムを導入する際は、派遣営業の競争力強化を実現できるよういくつかのポイントについて把握しておく必要があります。
派遣事業は、派遣先企業と求職者のマッチングが収入源となるため、人材派遣サービスの満足度を向上させて、競争力をさらに強化させる必要があります。
派遣業務における情報共有システム選びの際は、以下の2つについて確認しましょう。
情報共有スピードが早い
情報共有システムを利用する際は、さまざまな情報をリアルタイムで管理・共有できることが大切です。クラウドベースであらゆる情報を一元化することで、直感的かつスピーディーに情報を活用できるでしょう。
使いやすいシステムであれば、事業部間の連携も早くでき、会議やミーティングにおいてデータの送受信などで困ることもないでしょう。
そのため、情報共有システムを選ぶ際は、情報を一元化できるクラウド型のシステムの利用をおすすめします。
無駄な業務コストの削減
無駄な業務コストを削減するためには、同時に同じ作業を複数人が行わないことの徹底が大切です。簡単な業務だとしても、二度手間になってしまってはコストも倍かかってしまいます。
共有システムを活用してさまざまな情報を同時に管理し、どの業務を誰が担当しているのかを社内でスムーズに把握することで、二重管理の手間やコストを減らせるよう努めましょう。
まとめ
情報共有システムを活用することで、日々の業務の円滑化が叶います。また、緊急な対応や担当者の引き継ぎが必要なときでも、スムーズに進行することができるでしょう。
派遣業務での情報共有システム選びに迷ったは、「クラウド型」「情報の一元化」の2つポイントに選ぶことがおすすめです。
派遣業務における情報共有システムの利用を検討している人は、クラウド型の業務管理システム「マッチングッド」をぜひご検討ください。
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