人材派遣会社などの、多種多様な取引案件を持つ企業では、案件管理が重要な課題となります。
特に営業職では、取引先との商談状況や受注案件など、様々な案件を複数のメンバーで共有します。この内容をエクセル等を使って管理すると、手間がかかるだけでなく、管理自体が不十分になりがちです。
そこで、案件管理ツールが役に立ちます。案件ツールを利用することで、情報の可視化と共有がスムーズにできるだけでなく、仕事のミスを減らせる可能性が高まります。
この記事では、人材派遣業界の案件管理について、効率よく案件管理できる方法やその活用方法を紹介します。
案件管理とは
案件管理とは、クライアントとの最初のアポイントメントからクロージングまでの進捗状況を把握し、管理することです。
人材派遣会社では、求人を出す企業と求職者をマッチングしながら管理もしなければなりません。そのために、一般的な企業よりもさらに複雑な業務管理が必要となります。
例えば新規派遣先との契約の進捗状況や、契約合意からから人材派遣までのプロセス、社員を派遣してからの管理といった様々な活動や情報を管理しなければなりません。
そこで、このような情報や業務内容を数値化するなどして可視化し、組織全体で共有することが大切です。組織内での情報共有が上手くできていないと、商談の失敗や契約破棄など、重大な損失を招く可能性があるからです。
そこで今、案件管理を効率化するための「案件管理ツール」が注目されています。
いま、案件管理が求められる背景
いま、案件管理が強く求められる背景には、働き方改革によるリモートワークの普及が挙げられます。
リモートワークにより、オフィスでスタッフ同士が顔を合わせる機会が減ったことで、アナログ管理では情報共有が難しくなりました。そこで、オンラインで情報のやり取りを共有できる案件管理ツールが求められているのです。
案件管理が人材業界で求められるシーン
人材派遣の業界では「求人募集企業」「人材派遣会社」「求職者」といった複数の関係者がそれぞれに活動します。
そのために、求人案件の変化（募集していたのに締め切った、また急に募集されたなど）にも、常に柔軟かつ早急に対応できなければなりません。
このために、案件管理が必須となります。ただ、アナログなやり方では、情報の共有に手間と時間がかかり、ミスも多くなりがちです。
このような場面でも「案件管理ツール」があれば、即座に社内で情報が共有されて、すぐに応援スタッフが対応できます。
案件管理が人材業界で求められる対象
案件管理が人材派遣会社で活躍する場面は「派遣会社の同僚」「新規求職者」「既存の派遣社員」「求人企業」がメインとなります。
「派遣会社の同僚」
重複案件があるなど仕事に無駄がないか。また、人手が必要な時に他の人にサポートを頼みたいときにも有効です。
「新規求職者」
新規の求職者の選考について、どこまで進んでいて次のアクション（面接や職場見学の日程調整など）をどのようなスケジュールで進行していくかを共有できます。
「既存の派遣社員」
現在の勤務状況や問題点、次回の給与振り込み、契約更新時期とその前の継続意思確認などについてのヒアリングがリアルタイムにできます。
「求人企業」
商談や契約状況などを、クライアントと社内のスタッフで共有できます。
特に人材派遣会社では、個人情報や企業の機密情報を取り扱うため、案件管理が煩雑になって情報が漏洩することは会社にとって致命的です。それゆえに、案件ツールでセキュリティを確保することが重要になります。
案件管理で押さえておくべき項目
案件管理で押さえておくべき項目には「案件名」「日時」「アクションの履歴」「次のアクション」があります。
「案件名」
案件名には取引先と求職者名などがあり、それぞれのタスクを厳重に管理しなければなりません。各タスクにおいて、下記の項目を管理します。
「日時」
初回からの履歴や目標、クロージングの期限などについて、それぞれの進捗具合を可視化します。
「アクションの履歴」
それぞれのタスクに対する履歴を管理することで、進捗状況を把握、共有できます。
「次のアクション」
クロージングできていないタスクについて、次のアクションをいつ・誰が・何をするかを明確にして共有します。
案件管理ツールを用いるメリット
ここでは、上記の問題点を解決するための「案件管理ツール」について、具体的なメリットを紹介します。
状況を可視化できる
案件管理ツールを使うメリットは、業務上のあってはならない報告・連絡・相談などのミスを減らすことにあります。
これまでのアナログ管理ではできなかった情報やデータのオンライン共有によって、それぞれの案件の進捗情報がいつでも確認できます。
スタッフが情報をオンライン共有することで、誰が、いつ、どの案件に対応したのかも一目瞭然です。そこにアラート機能を使えば、タスクの対応漏れのミスも防止することができます。また、それぞれのスタッフの稼働状況を把握することで、特定のメンバーに負荷がかかりすぎていたり、空いていることなどがわかります。
このように、案件管理ツールでは、業務だけでなく労務管理も同時に可視化することができるのです。
一元管理が可能になる
案件管理ツールを使用することで、これまでのオフライン管理ではできなかった「一元管理」が可能になります。
一元管理できるようになると、これまで複数の紙媒体やエクセルファイルで管理していた取引先の会社名や求職者、それぞれの担当者を全て「紐付いたデータ」で管理できます。
クラウドシステムに一度それぞれのデータを入力すれば、その後の進捗状況や次のアクション、これまでの履歴もすぐに確認できます。
これにより、仕事の手間が省けて効率化が進みますし、セキュリティ対策も万全です。
また途中で取引先や求職者の条件が変わり、案件内容が変更になっても、変更になった条件に合うクライアントをすぐに探し出すことができるでしょう。
このように人材派遣に関する案件をクラウド管理するれば、効率の向上やミスを減らすだけでなく、案件そのものを統括管理するためのリスクヘッジにも繋がります。
簡単に分析
このように案件管理ツールでは、それぞれのタスクにおける進捗や実績、問題点などを、いつでも簡単にデータ化することができます。
例えば取引先や求職者のマッチングでの類似する問題点を抽出したり、問題が多いクライアントの業種や業務内容を絞り込むこともできます。
また、社内における営業メンバーの売上げや成約率を可視化して、そこにある課題や問題を見える化（課題や問題点を明らかにすること）することも可能です。
それぞれの業務のタスク内で見つかった課題や問題を、ただデータ化するだけでは「可視化」に過ぎません。人材派遣会社でこのようなデータを活用するためには、より詳細なデータを「派遣会社」「求職者」「求人企業」を紐づけて問題解決に結びつける必要があります。このような問題点を案件管理ツールで「見える化」すれば、業務改善と共に、スタッフの育成にも繋げることができるでしょう。
案件管理ツールを導入する際のポイント
このように案件管理ツールは、仕事の効率化やリスクヘッジだけでなく、質の高いフィードバックを得られるツールであることが分かりました。
ここでは、案件管理ツールの導入にあたって、気をつけなければならないポイントを紹介します。
現場に定着するか（簡単か・使いこなせるか）
これまでにクラウドシステムを導入していない企業や社員にとっては、このようなツールを使いこなせるのか、という不安があるかもしれません。また、日々の忙しい業務の中で、新しいシステムの導入に及び腰になる企業の経営者も少なくないのが現状です。
しかし、現在の案件管理ツールを見てみると、そのような心配はまずないでしょう。
今おすすめできる案件管理ツールは、スマホでの閲覧にも対応しています。普段お使いのスマートフォンで案件管理ができるために、初期操作や詳しい使い方をレクチャーされなくても、すぐに導入が可能です。
誰でも簡単に使えるところも、案件管理ツールのメリットです。
時代に即してタイムリーにバージョンアップ図られるか
近年の働き方改革などの影響で、労働に関する法律の改正が進んでいます。そこで問題になるのが、改正された法律に合わせて案件管理のフォーマットを更新しなければならないことです。
人材派遣会社では、労働基準法の遵守はもちろんのこと、毎年10月に改正される最低賃金の更新などにも対応していかなければなりません。
特に企業や業種ごとにそれぞれの改正内容が異なる場合には、それを管理するだけでも大変な手間がかかる作業です。
しかし、案件管理ツールを使えば、常に新しいバージョンアップが自動でできます。定期的にソフトをアップロードするだけで、常に最新の情報を入手できるので安心です。
クラウド対応していない企業では、これだけでも大きな業務の削減が可能になるでしょう。
サポートは充実しているか
案件管理ツールの便利なのところは、サポート機能の充実にもあります。中にはチャット機能を備えたツールがあるため、質問してすぐに回答が返ってくるものもあります。また導入に関しても、オンラインセミナーを実施するなど、わざわざ足を運ぶことなく詳しい内容を聞けるのも便利なところです。
使い方に困ったら、いつでもどこでも聞ける。それも案件管理ツールの強みと言えるでしょう。
人材派遣業での案件管理について
案件管理を導入する最大の目的は、様々なリスクを排除しながら「当該案件を受注に結びつける」ことがゴールです。
そのために、人材派遣会社のスタッフは、案件タスクの情報や進捗状況を常に把握しなければなりません。
そこで「案件管理ツール」を活用することで、それぞれのスタッフが常に最新の情報を手元に持つことが可能です。そしてその情報を基に活動し、必要なときに他のスタッフや上司から適切な指示やアドバイスをもらうことができます。
また、案件管理ツールを導入することで、業績の見通しを立てることも容易になります。
リモートワークが盛んになる中で、今は事業計画を順調に進めることが困難な状況です。
しかし、案件管理ツールで常に業務の進捗状況を把握することによって、次のアクションの計画や遂行スケジュールを作成しやすくなります。
案件管理をオンライン化することで、迅速な業務の遂行が可能になり、売上げの予測も立てやすくなります。
それ以外にも、案件管理ツールの導入により、個々の案件に対する質の高いフィードバックが可能になります。案件獲得の要因や受注の失敗原因など、それぞれの案件がクロージングした後に、各案件の履歴から詳しい分析ができます。そして、そのフィードバックを社内で共有することによって営業プロセスの改善やスタッフ教育を実施し、次の案件対応に活かすことができるのです。
これらの資料は、案件対応記録として会社の大きな財産となるでしょう。そして日々の業務が常にブラッシュアップされ、より効率良く仕事が進むのです。
まとめ
人材派遣会社では、複数の関係者が登場する上に、常にスピーディかつ情報漏洩に配慮した対応が必要となります。
そこで「案件ツール」を導入することで、人材派遣業での成功に近づけます。
これから導入をお考えの企業の方や、この記事を読んで興味を持たれた方は、ぜひお問い合わせをお待ちしております。
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