派遣事業を行う上で欠かせない進捗管理。
派遣事業は求職者と人材を求める企業をマッチングする業務が中心となりますが、派遣先企業に就業させるまでの過程で必要な様々な業務にて、進捗に遅れが出てしまうと事業運営が難しくなることもあります。
そこで、この記事では事業運営を円滑にするための「進捗管理」についてを詳しく解説していきます。派遣事業を運営する上で必要な具体的な業務の流れと、上手く進捗管理をする方法も紹介します。
今後派遣事業の運営を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
進捗管理とは？
進捗管理とは、作業計画と実際の作業状況を「時間」と「品質」の二軸で評価し、把握することです。
もし進捗管理がうまくいかずスケジュールに遅延が発生したり、想定していたより低い品質の成果物が出来上がってしまった場合は、機会損失や大きな損害に繋がる恐れがあります。
進捗管理には、作業計画と実績のズレを把握するだけでなく、ズレを埋めるための施策を打つ能力も必要とされます。
派遣事業の主な職務は、求職者と求人募集企業をマッチングすること。派遣会社はこの求職者と求人募集企業の2つを集める必要があるため、それぞれのプロジェクトの進捗管理を確実に行わなければ事業は回りません。
そこで、以下では派遣会社に必要な進捗管理の基礎的な知識について解説していきます。
進捗管理に必要な3つの要素
上手く進捗管理を進めるにはどうすれば良いのでしょうか？
進捗管理では以下の3つのことを意識して進めていくことをおすすめします。
①過去の実績を元に考える
実際に作業を進めるには、過去の実績を見て進捗予定を作りましょう。
過去に行った作業の実績があれば、その作業はどれくらいの時間でどれくらいの品質の成果物が作れるかがわかります。
逆に過去の実績や成果物を確認しないまま業務や作業を進めてしまうと、すでに特定の業務が効率化できるフォーマットがあるにも関わらず、それを無視して業務を進めてしまう恐れがありますので注意が必要です。
②計画と実情の差分を分析する
実際にプロジェクトや作業が始まり、進捗管理が必要になった場合は定期的に計画と実績の差を分析しましょう。どれだけ進捗管理能力が高くても、計画通りに作業が進行することは稀です。進捗管理が上手な人の特徴は、計画と作業実績の差を分析して、作業に滞りがある「原因」は何かを突き止め改善するための施策を打ち出しています。
定期的に、計画と実績の差を確認し分析していきましょう。
③未来の形を予想する
進捗管理をする上で、常に「未来にどうなるか」を予測することが大切です。
進捗管理が上手な人は計画と実績の差を分析し、常に最悪のケースを想定しています。そうすることで、作業の優先順位や対応すべきことの計画を微調整しながら、目標達成を目指せるからです。
過去の実績を測定し「リアルな計画」を立て、作業が進行中は計画と実績の差を分析。未来にどうなるかを常に予測し、目標達成のために微調整できれば「進捗管理が上手い人材」と評価されることでしょう。
進捗管理が求められる理由
そもそもなぜ、進捗管理が求められるのでしょうか？
進捗管理が必要な理由は、実際に作業するメンバーと作業状況を統括する必要があるからです。
実際に作業している時は、目の前の作業に没頭してしまい、作業進行の全体図が見えなくなってしまうことがあります。
また、上手く作業が進んでいても進捗管理がされていないと、当初の目標とかけ離れた成果物が出来上がってしまうこともあります。
せっかく一生懸命作業した結果、進捗管理が上手くいかずプロジェクトが頓挫してしまうと、結果的にモチベーション・生産性が大きく下落する恐れがあります。
プロジェクトを進める際には、常に誰かが進捗管理を行い、全体的なプロジェクト進行を行っていく必要があります。
それにより、進捗管理がうまくできた場合は事業運営をしていく上で様々な良い影響を与えます。以下では、進捗管理のメリットと注意点を解説していきます。
進捗管理を行うメリット
以上のように、進捗管理はプロジェクトに必須でなくてはならないもの。しかし、進捗管理を行うことはそれ以上にたくさんのメリットがあります。
目標やプロジェクトの達成意識向上
進捗管理を行っていると、プロジェクトの進行を客観的に確認できるため、目標の微調整やプロジェクトの達成指標が具体的になります。
つまり、今目指している目標を下方修正するだけでなく、もっと高い成果を期待できることもあります。作業しているメンバーもどの作業をどれだけ行えば目標達成できるかがわかるため、メンバーの士気の向上にも繋がります。
課題や問題を早期発見
実際に作業をしているメンバーは、常に目の前のタスクに追われるため、重大な欠陥や損害に気づかないケースが多いです。
しかし、進捗管理をする進捗管理者は常に客観的に作業状況を見ているため、実際に作業をしている人では気づかないプロジェクトの課題や問題を、早期発見することができます。
スケジュールやタスク、優先度が可視化され、納期遵守実現
進捗管理者の最も重要な責務は「納期の厳守」です。
進捗管理では、スケジュールや作業担当者のタスクの優先度などが可視化され、納期を遵守ことが可能になります。
達成へのノウハウが蓄積
進捗管理を行い目標達成されると、その目標を達成するためのノウハウが蓄積されます。
これは先ほど説明した「過去の実績を測定すること」にも繋がりますが、進捗管理をすることで目標達成できると、達成されたノウハウや注意点を含めて次の進捗管理者に渡すことができます。
進捗管理者は過去のノウハウや注意点などを、データとして活用することで、より確実な進捗管理を実現することができます。
逆に、これができていないと過去にあった同じ失敗をしてしまったり、作業を簡略化するフォーマットの存在に気づかず必要がなかった作業を繰り返してしまうことになります。
これを「車輪の再発明」と言います。すでに先人の知識によって開発されたことを知らずに、同じ開発に時間をかけるのは無駄ですよね。
そのため、過去の実績を分析し使えるものは使い、目標達成の近道を探しましょう。
進捗管理を行う際の注意点
上記のように進捗管理はプロジェクトや業務を行う上で非常に重要な仕事になります。しかし、進捗管理を行う際には以下のポイントに注意しなければ、逆に進捗状況が悪化してしまうことも。
進捗状況が悪化すると、作業者たちのモチベーションが保たれず生産性が大幅に下がってしまうこともありますので、慎重かつ確実にし直管理を行う必要があります。
以下では、進捗管理を行う際の具体的な注意点について解説していきます。進捗管理が初めての方もそうでない方もぜひ参考にしてみてください。
ゴールを明確化
進捗管理をする際は必ずゴールを明確化させましょう。
進行するプロジェクトは、まず何を目指しているのかを明確にし、途中でいつまでにどこまで進むのかを記したマイルストーンを設定することでゴールがより明確になってきます。
マイルストーンとは、プロジェクトを進行する際のタスクや期日の節目となるポイントのことです。うまく進捗管理をするにはこのマイルストーンを設置し、マイルストーンに到達するたびに計画と実績の乖離を調査し、より円滑にプロジェクトを進めるための施策を打ち出します。
そして、マイルストーンをおいた工程を起点にゴールを正しいゴールを設定し、メンバー全員で認識を合わせていきます。
このゴールが明確にならずに曖昧なまま進捗管理を行っていると、間違った方向に進んでいることに気づかないケースが多くあります。
特にゴールを明確にする上で大切なのは、最終ゴールを達成するまでにいくつか「小さなゴール」を設定することです。
こういった最終ゴールの前に小さなゴール（マイルストーン）を設定することを、ビジネスではKPI（重要業績評価指標）と呼ばれています。
プロジェクトを始める前に客観的な視点からKPIを設計して、大きな目標を達成するためにまず目の前の小さなゴールを達成することを目指していきましょう。
円滑・正直なコミュニケーションゴール
また、プロジェクト進行中の際には、円滑で正確なコミュニケーションをとることも進捗管理の大切なポイントのひとつです。
プロジェクト進行中、もし進捗に遅れが生じていることがあっても、決して作業メンバーには隠さず正直に現状を伝えるようにしましょう。
実際に作業しているスタッフは、進捗管理に誤りがあることに気づくこともあり、そうなった場合進捗管理をしている担当者への不信感が募ることがあります。そうなってしまっては、プロジェクトの進行どころか会社の環境や体制への不満に繋がりかねません。
進捗管理を行う際は、確実に正しい情報をありのままに伝え、その情報に基づき計画の改善すべきところを真摯に改善していく姿勢が必要になります。
派遣業での進捗管理ケース
派遣事業を運営する上で進捗管理をする場合は、以下のような形で進捗管理を行っていきます。
派遣事業は、求職者と求人を出す企業との仲介が職務となるため、確実な進捗管理ができなければ双方の予定に大きな影響を与えてしまうことも。
派遣事業で進捗管理をする際は、以下の流れを元に確実な進捗管理を行っていきましょう。
求職者応募から面談までのステータス管理
派遣事業を行う際の重要な指標は「どれだけの求職者を集めれるか」です。
求職者から応募あったらまずは面談日を設定し、面談前後の書類の受け渡しなど、求職者のステータスの管理を行い求職者の母数の確保に努めましょう。
求職者の企業への推薦
面談が終わり、合格となった求職者には実際に派遣ができそうな企業への推薦準備をしていきます。
派遣の流れは以下です。
- 求職者の推薦状の作成
- 推薦後の書類審査の準備
- 派遣先企業との面談の結果の確認
- 合格した求職者への就業日程の調整
派遣事業を運営するには、このようなステップを踏む必要があるため、細かい進捗管理と目標達成ができなければ事業運営が難しくなることもあります。
そのため、ひとつひとつのタスクをより効率的に処理できるように、担当者の適材適所を見抜き円滑に業務が回るように人材配置を行うのも進捗管理者の職務になります。
就業前
派遣先企業への就業が決まったあとは、求職者と初出勤前の確認作業を進めていきます。
勤務先への出勤時間や持ち物、勤務先の場所などを確認して、必要な情報を伝え忘れることがないように進めていきましょう。
ここまでが完了して、派遣会社は初めてひとりの社員を派遣することができます。
ここまでの流れの中のひとつひとつがマイルストーンとなっており、設定したKPIを達成するために確実な進捗管理が必要になります。
派遣事業のような求職者と求人募集企業をマッチするビジネスでは、設定されたマイルストーンに全員が同じ意識をもって取り組み、初めてプロジェクトを達成することになります。
今回紹介した進捗管理の方法やコツなどを参考に、円滑な業務の推進を目指していきましょう。
進捗管理のまとめ
進捗管理では、時間やタスクの工数の管理など、様々なポイントに意識を向けながらプロジェクトの円滑化を図る必要があります。
しかし、こういった進捗管理の細かい作業を確実に行うことで、タスクの漏れを防ぎ、求職者・求人企業・同僚との連携が円滑に進められ、マッチの頻度が高まることが期待されます。
派遣事業において進捗管理がうまくいくことで、業績が上がり、運営に携わるスタッフも納得して仕事を進めることができるでしょう。
派遣事業を運営する会社では、今回ご紹介した進捗管理の方法と注意点を参考に円滑に業務を進めていきましょう。
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