内定通知書とは、企業が人材を採用する際の面接や選考の最終段階において、応募者に対して雇用契約を結ぶことを通知するための書面です。
内定通知書には、主に次のような内容を記載します。
- 応募へのお礼
- 採用が決定した旨
- 入社日
- 入社日までに準備しておくもの
- 内定取り消し事由
- 内定承諾書の送付期限 など
内定通知書は、応募者が採用条件に同意することで、雇用契約へと進むことができる大切な書類です。そのため内定通知書を作成する場合には、記載すべき内容や、同封書類を忘れずに添付しなければなりません。
そこで今回は、内定通知書の書き方や注意点はもちろん、採用通知書との違いや法的効力についても徹底解説します。
企業の人事や採用を担当する方は、ぜひ参考にしてください。
内定通知書とは
内定通知書とは、求職者が応募した求人企業の面接を受け、企業側が当該求職者の雇用を決定したときに通知する書類のことです。
内定通知書は、求職者が雇用条件に納得し、同意することで有効となります。
内定通知書の必要性
内定通知書は、求職者と企業間の雇用契約を確立するために必要な文書の1つです。
求職者が内定通知書を受け取り、同封された書類を返信することで、雇用契約が正式に成立します。
このように、求職者と採用企業の双方がそれぞれの義務を果たすことで雇用契約が結ばれるため、内定通知書による通知は非常に重要です。
内定通知と採用通知書との違い
内定通知と採用通知書は、どちらも求職者の雇用に関する文書ですが、その用途やタイミングが異なります。
内定通知とは、求職者が応募した求人企業の面接評価を受けて、企業側が当該求職者を雇用することを通知するための書類です。
一方採用通知書は、求職者が雇用条件を確認し、同意した上で、雇用契約が正式に成立したことを通知する書類です。そのため採用通知書は、雇用契約が成立した時点で発行されます。
このように、内定通知書とは、求職者が採用に同意するための書類であり、採用通知書は、雇用契約が正式に成立したことを通知するための書類です。
わかりやすくまとめると「内定通知は採用の意思表示」であり「採用通知書は契約成立の通知」であると言えるでしょう。
内定と内々定の違い
それでは次に、内定という言葉とともに聞くことがある「内々定」についても解説します。
内定とは
前述したように、内定とは、企業が求職者に対して雇用する意思表示を行うことです。
これは、書類審査や面接などの評価手続きを経て、企業が適任だと判断した候補者に対して行われます。
内定は、求職者が雇用条件を確認し、同意することで有効となります。そのため、内定は求職者が雇用条件を確認し、同意することで雇用契約が成立する「前段階」のことです。
内定は、内定通知という文書によって通知されます。
内定を受け入れることによって、求職者が企業と雇用契約を締結し、雇用が正式に成立します。
内々定とは
内々定とは、主に新卒採用で使われる用語で「内定を内々(うちうち)に決めている状態」を指します。
新卒採用の活動においては、企業の活動に対してさまざまな規定が設けられており、企業説明会の開催や面接、内定の実施など、企業側の行動に対して下記のような解禁日が設定されています。
企業の新卒採用活動の主な解禁日（4年制大学の卒業生の場合）
- 企業説明会：3年生の3月以降
- 面接：4年生の6月以降
- 内定通知：4年生の10月以降
これらの実施は、上記の期日よりも前に行うことができません。
そのため、4年生の10月以前に選考や面接を進め、事実上の内定が決まっていたとしても、企業側は学生に対して内定通知をすることはできません。
このように採用が決まっているものの、新卒採用の規定上内定通知ができない場合に、「内々定通知」を行います。
内定通知の解禁日となる10月1日には、多くの企業で「内定式」が行われるのが一般的です。内定式では、企業が自社の内々定者を集めて内定通知を行い、正式に内定者となります。
内定通知書に記載すべき内容と書き方
ここでは、内定通知書に記載すべき内容や書き方について解説します。
内定通知書に記載すべき内容には、主に以下のようなものがあります。
- 日付
- 宛名
- 差出人名
- タイトル（採用通知書）
- 採用を決定した旨
- 同封書類の内容
- 書類の返送期限
- 書類の返送宛先
- 頭語と結語
- 今後の流れやスケジュール
- 締めの挨拶
- 結語
- 人事担当者の問い合わせ先 など
内定通知書の書き方としては、正式な文書として敬語を使用し、説明が明瞭であることが求められます。
内定通知書の例文
内定通知書は、次のような書面を参考に作成すると良いでしょう。
令和5年３月1日
〇〇 花子 様
株式会社〇〇商事
東京都△△区＊＊1丁目1番1号
TEL：01−2345−6789
人事部人事課 〇〇太郎
採 用 通 知 書
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。このたびは、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
また先日は、お忙しい中ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。
さて、慎重かつ厳正なる選考の結果、このたび貴殿を弊社社員として採用することを決定いたしましたので、ご通知申し上げます。
つきましては、後記のとおり社員採用に伴う手続きを行いますので、同封しております書類のご記入など、ご準備のほど宜しくお願い致します。
なお、応募書類は当社人事部にてお預かりさせていただきますことをご了承ください。
今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
日時 令和5年3月20日（月曜日）午前10時より
場所 当社にて
書類等 入社承諾書（同封書類）
誓約書（同封書類）
身元保証書
雇用保険被保険者証
年金手帳
認印
以上
なお、何かご不明な点がございましたらいつでも下記にお問い合わせ下さい。
本件に関する問い合わせ先について TEL：01−2345−6789
人事部人事課 〇〇 太郎
同封書類について
内定通知書には、次の書類を同封して送るのが一般的です。
- 添え状
- 入社承諾書
- 入社誓約書
- 返信用封筒
それぞれ解説します。
添え状
採用通知書に同封する「添え状」とは、「このような書類を送付いたします」という意味を持つ書類で、上記の例文が添え状にあたります。
入社承諾書
入社承諾書とは、採用が決まった求職者自身が書く書類です。入社までにある程度の期間があるときに用いられます。
入社承諾書は、企業側が「採用します」という通知を出した後に、求職者の内定辞退を防ぐために「特別な理由が無い限りは入社します」という意志を確認し、提出させるものです。
企業側が記載すべき項目には、次のような項目があります。
- 社名
- 代表取締役名
- 採用内定通知を受け取ったという旨
- 入社する日付
- 入社することを誓約するという旨
- 日付記入欄
- 住所記入欄
- 氏名記入欄
- 押印欄
上記のような項目を記載するとともに、重要なことは「求職者が記入する」ことです。
また、場合によっては「正当な理由なしで入社を拒否しない」といった旨の誓約も付け加えてもかまいません。
入社誓約書
入社誓約書については、実際の入社日に交わす場合もあります。
誓約書については、入社するにあたって「履歴書の記載内容が事実である」ことや「会社の名誉を汚すことをしない」という、会社との約束をするという側面もあります。
誓約書に記載される内容は、以下のような項目です。
- 社名
- 代表取締役名
- 入社する日付
- 誓約内容（秘密情報や個人情報の取扱い、貸与品の返却事項など）
- 日付記入欄
- 住所記入欄
- 氏名記入欄
- 押印欄
入社承諾書と似ているため、承諾書と誓約書を一緒にしている会社もあります。
返信用封筒
内定通知書を送る際は、入社承諾書や誓約書の返信をしてもらう必要があるため、必ず返信用封筒を同封しましょう。
返信用の封筒を同封する際は、会社の宛名の記入や、切手の添付を忘れないようにしてください。
内定通知を送るタイミングについて
内定通知を送るタイミングは、求職者が面接を受けた後となります。
面接などで求職者が雇用条件を理解し、受け入れることが確認できた場合に、内定通知を送付します。
内定通知を送るタイミングについては、企業によって異なりますが、通常は面接後数日から数週間程度が一般的です。
また、求職者が他の企業との面接を受ける場合も想定されるため、企業が早期に内定通知を送付することで、優秀な求職者に自社との雇用契約を促すことができるでしょう。
内定通知の送付方法
内定通知は、書面によって通知されるのが一般的で、郵送かメールなどを通じて送付します。
郵送の場合は、内定通知書とともに、返信用の封筒を同封して送付するのが一般的です。
またメールの場合は、内定通知書をPDFなどの形式で添付して送信します。メールで送付する際は、電子サイン機能を活用することで、電子署名を促すことも可能です。
内定通知を送付する方法については、求職者と企業間で協議し、選択することができます。
ただ、一般的には書面による送付が基本となっており、雇用条件の確認や同意を求めるためには、書面による送付が望ましいと言えるでしょう。
内定通知書に法的効力はあるのか？
内定通知書は、企業が求職者に対して雇用することを意思表示するための書類です。そのため、内定通知書を受け取ることによって求職者が採用の事実を確認し、同意できます。
しかしこの内定通知書には、法的な効力がありません。なぜなら、内定通知書は求職者が雇用条件を確認して同意手続きを行うための書類であり、雇用契約を確約するための書類ではないからです。
内定通知書によって求職者が雇用条件を確認し、同意することで雇用契約を成立させることができますが、内定を辞退することも可能です。
そこで優秀な人材を確実に採用するために、内定者に対してこまめに連絡を取り合うことや、懇親会・職場見学など交流の場を設けることで、会社に良いイメージを持ってもらえるような工夫が必要となります。また、面接日もしくはその翌日といった早い段階で採用結果を通知することも、企業側の内定者に対して熱意を伝える有効な手段と言えるでしょう。
内定通知についてのまとめ
このように、内定通知書は、企業が求職者に対して雇用を提供する意思表示をするための重要な書類です。
近年は、どの企業も優秀な人材を確保するために、さまざまな採用活動を行っています。特に盛んとなっているのが、人材紹介会社などを通じた即戦力となる転職人材を採用するといった手法です。
これからも人材不足が懸念されている国内の人材市場においては、さまざまな人材採用手法を取り入れながら、優秀な人材確保を行うことが大切です。
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