「スキルシート」とは、エンジニアなどのIT系職種や一般事務など、一定のスキルや資格が必要となる業種で、派遣先の企業に提出する書類です。
スキルシートは、基本的に派遣会社の営業担当者の方が作成します。スキルシートの書き方次第で、採用担当者の目に留まりやすくなり、自社の派遣スタッフが採用される可能性を高めることができます。
ただし、スキルシートの書き方にはいくつかの注意点があります。スキルシートの書き方を知らずに記入すると、法律に違反するケースもあるため注意が必要です。
そこで今回は、スキルシートの書き方や注意点について徹底解説します。人材派遣会社の営業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
スキルシートとは
スキルシートとは、求職者（派遣スタッフ）のこれまでの経歴やスキルをまとめた書類です。
スキルシートは、人材派遣会社の営業担当者の方が、派遣先の企業に派遣スタッフを紹介する際に作成します。そして派遣先の採用担当者は、そのスキルシートを元に、職場見学にきた派遣スタッフのスキルや資格を確認します。
スキルシートに決まった様式はなく、人材派遣会社や派遣先の職種によって経歴などの記載方法が異なるのが特徴です。
スキルシートに記載する内容
記載内容は派遣先の職種などによって異なりますが、基本的に下記の内容を記載します。
- これまでの職歴など（学歴や過去の勤務先の企業名は詳しく記載しない）
- 保有する資格など
- 紹介する業務に合うスキル
- 人材派遣会社での登録番号（スタッフ番号） など
ここで注意しなければならないのが、派遣スタッフの氏名や住所、性別といった個人情報をスキルシートに記載してはならない点です。
なぜなら、人材派遣においては、派遣先の企業に派遣スタッフの個人情報を無断で提供することが法律で禁じられているからです。
しかし派遣会社によっては、いまだにスキルシートに派遣スタッフの氏名を記載したり、性別や年齢を記載しているケースも少なくありません。
もしこのルール違反が労働基準監督署などに報告されると、人材派遣会社に大きなペナルティが課せられる可能性があるため、しっかりとルールを守りましょう。
派遣先はスキルシートをどう使う？
ここでは、派遣先の企業が、スキルシートをどのように利用するかを解説します。
人材派遣会社の営業担当者の方は、スキルシートの利用方法を理解し、自社の派遣スタッフの採用確率が高くなるように留意しましょう。
派遣先にスキルシートを提出するタイミング
スキルシートは、派遣スタッフが職場見学を実施する前に、派遣先の企業に提出します。
提出するタイミングは、派遣スタッフが派遣先への紹介を承諾してから、職場見学を実施するまでの間です。
そのため職場見学は、派遣先の企業がスキルシートに書いた経歴を理解したうえで行うことになります。
また、派遣先の企業が求める人材とスキルシートに記載されたスキルが異なる場合には、派遣先の企業が紹介する派遣スタッフの変更を申し出る可能性があります。
派遣スタッフがスキルシートの記載内容を説明する
スキルシートを派遣先の企業に提出し、採用の意思があれば、営業担当者が派遣スタッフと
職場見学に向かいます。
そして職場見学の際に、スキルシートに記載した内容を派遣スタッフ自ら派遣先の企業に説明します。
これまでの経歴やスキルを説明する際は、過去に勤務した企業名や学歴等を詳しく話す必要はありません。
この時に派遣先の企業が、派遣スタッフに会社名や学校名などの情報開示を強要することも法律違反となります。もし違反するようなことがあれば、人材派遣会社の担当者として、毅然とした対応を心がけましょう。
人材派遣会社の営業担当者が「できること」と「すべきこと」
上記のようにスキルシートは、派遣スタッフの採用の成否を大きく左右するため、営業担当の方が派遣先の企業に合わせて作成しなければなりません。
例えばITエンジニアを派遣する際は、過去の仕事で類似した業務経験があることを説明したり、事務系の仕事の場合には業務に合った資格などを強調したりしながら記載しましょう。
以下では、人材派遣会社の営業担当者が「できること」と「すべきこと」を解説します。
派遣先の業務を調べる
人材派遣会社の営業担当の方は、派遣先の企業の業務内容を詳しく調べ、自社の派遣スタッフの中からピッタリ合いそうな人材を選ばなければなりません。
まずは、派遣先の求人内容や職種などを詳しく精査して、紹介するスタッフが断わられないようなスキルシートを作成した上でマッチングしましょう。
派遣先が求める人材を理解する
派遣先の求人内容を調べる際は、単に求人情報を見るだけではなく、その企業に必要な人材を見極めて自社の派遣スタッフを紹介しましょう。
さまざまな企業に人材を紹介する中で経験したことを活かし、派遣先の企業に適切な人材を提案することも、営業担当者の仕事の1つです。
派遣先に営業する際には、これまでの成功事例なども交えつつ、できるだけ多くの情報を交換できるように努める必要があります。
曖昧なところは派遣スタッフに確認する
派遣スタッフのスキルシートは、派遣スタッフから預かった履歴書や職務経歴書を参考にしながら作成します。
もし履歴書や職務経歴書にわかりにくいところがあれば、積極的に派遣スタッフに不明点を確認しましょう。
曖昧な記載しかないスキルシートは、派遣スタッフが不採用となる可能性を高めます。
スキルシートには、できるだけ具体的に、派遣先にどのようなメリットがあるかを伝えることが大切です。
派遣先に合わせて、派遣スタッフのスキルシートを修正する
もし自社で使うスキルシートの記載欄が、派遣先の職種に合致しない場合には、スキルシートのフォーマットを変えることをおすすめします。
今では、派遣先の業種に合わせたスキルシートのテンプレートがさまざまなWebサイトからダウンロードできます。
人材派遣を成功させるには、派遣先の職種に合わせた、見やすいスキルシートを選んで活用することも重要です。
派遣先に魅力のあるスキルシートの書き方
それでは次に、派遣先の企業が自社の派遣スタッフを採用したくなる「魅力のあるスキルシートの書き方」を解説します。
企業が採用したくなるスキルシートの書き方
派遣先の企業に、自社の派遣スタッフを採用してもらうためには、次のポイントを押さえておくことが大切です。
自社の派遣スタッフを採用するメリットを記載する
まず大事なのが、自社の派遣スタッフを採用することで、派遣先の企業にどのようなメリットがあるかを具体的に示すことです。
派遣するスタッフの過去の経歴や人間性などを理解し、派遣先に合った人材をマッチングします。
また派遣スタッフに指導や教育が必要な場合には、自社の信用を落とすことのないように、しっかりとした人材育成の体制構築が重要です。
自己PRを積極的に盛り込む
スキルシートには「自己PR」の欄があります。そこで、派遣スタッフ自身が自分の良いと思うところや、営業担当者の方が気づいた良い点などを全て書き出して、積極的に記載しましょう。
日本人は、総じて自己PRが苦手であったり控えめで合ったりする特徴がありますが、スキルシートにおいて控えめはマイナス要素となります。
仕事の経歴やスキルはもちろん、人間性や性格などの良いところも、積極的にアピールしましょう。
ただし、自己PRに嘘があったり、業務に関係の無いことを書くと、逆に派遣スタッフのイメージが下がるケースもありますので注意が必要です。
良いスキルシートの例文とポイント
スキルシートを書く際は、過去の経験や実績について、具体的な数値を交えて具体的に記載します。例えば、以下の通りです。
・前職では、新入社員の教育担当責任者として◯◯名の指導を△年間にわたり従事した経験があります。
・前職の企業では、プロジェクトリーダーとして◯◯名が所属する部署を統率しました。またそのプロジェクト成功によって、約△△△万円の利益をあげた実績があります。
このように、過去に重要な案件を任された経験がある場合は、スキルシートに具体的な実績と数値を明記することで派遣先の採用担当者に強いアピールが可能です。
スキルシートに記載すべき項目
それでは最後に、スキルシートに記載すべき項目について解説します。
業務内容
業務内容には、これまでに従事してきた業務内容や取得したスキル、プロジェクトへの貢献度などを詳しく記載します。
業務内容については、新しく経験した業務から順に記載すると良いでしょう。
開発環境（IT系企業の場合）
開発環境については、ITエンジニアといった特定の職種のみ、記入する必要があります。
これまでに携わってきたデータベースやOS、言語やフレームワーク、ツールなどがあれば、その環境についてできるだけ詳しく記入します。
またプログラミング言語については、バージョンまで記載するのも大切なポイントです。
営業担当の方が開発環境に詳しくない場合には、事前に派遣スタッフに確認してから作成しましょう。
役割
役割の項目では、過去に携わったプロジェクトチームの規模や人数、派遣スタッフ自身が担当した役割を記載します。
スキルシートを提出することの多い開発やインフラ系のエンジニアの場合は、携わった業務内容をできるだけ詳しく明記することが大切です。
期間
期間の項目には、過去の仕事の開始年月日と終了年月日を記載します。
こちらも履歴書とは異なり、新しい経歴から記載しましょう。
資格
資格の項目では、これまでに取得した全ての資格名を書きます。
どのような資格を保持しているかを、ひと目で分かるように正式名称で記載することが大切です。
また現在取得を目指して勉強中の資格がある場合には「（資格名）の勉強中」と記載するのも、経験が浅い方や取得資格が少ない方が応募する際に効果的です。
ただし業務に全く関係の無い、趣味で取得した資格（スポーツライセンス）などの記載は不要です。
得意分野・技術・業務
得意分野・技術・業務の項目では、これまでに経験した仕事の中で「得意な分野や技術」があった場合に記載しましょう。
記入の際は、どのような分野が得意で、経験やスキル、知識がどの程度かも分かりやすく明記するのがポイントです。
特に応募する企業や業務に役立ちそうな得意分野があれば、しっかりと記載しましょう。
自己PR
自己PRの項目では、上記で記載できなかった経験やスキル、これからの目標などを記入します。
自己PRでは、求職者の積極性や向上心などをポジティブにアピールすることが大切です。応募人材のやる気や情熱など、スキルや経験値以外のメリットを積極的に記載しましょう。
※未経験者で記載できることが無い場合は、無理に記入する必要はありません。
派遣会社のスキルシートの書き方のまとめ
このように、人材派遣におけるスキルシートの役割は大きく、スキルシートの書き方1つで採用の成否が左右されるケースも少なくありません。
そこで営業担当者の方は、自社の派遣スタッフを採用することで派遣先にどのようなメリットがあるかを明確にした上で、より良いスキルシートを作成してください。
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