人材派遣会社の事業を遂行する上で、非常に重要となるのが業務の進捗管理です。
人材派遣会社の仕事は、求職者と派遣先の企業をマッチングする業務が中心であるため、進捗管理が直接売上に関わる業務とは言えません。しかし、しっかりと管理できなければ業務に重大な支障をきたし、売上や収益にも悪影響を及ぼします。
そこで進捗管理にアプリを導入することにより、業務の属人化を防ぎながら自社のリソースを最大限に活用し、トラブルを未然に防ぐことが可能となります。
今回は、人材派遣会社の運営を円滑に行うための進捗管理アプリについて、進捗管理専用のシステムと比較しながら解説します。
人材派遣会社における進捗管理とは
人材派遣会社における進捗管理とは、人材派遣会社の業務進捗を全ての運営社員が常に把握できるように、インタラクティブな情報共有をできるようにすることです。
人材派遣会社では、業務の作業計画と実際の作業状況を「時間」と「品質」の二軸で管理することが重要です。なぜなら、進捗管理が上手くできずに業務の遅延が発生したり、人材のミスマッチが生じたりした場合には、顧客の信頼を失い、事業に大きな損害がでる可能性があるからです。
そこで進捗管理を行うことにより、作業計画と実績のズレを正確に把握し、修正するための具体的な施策を考え、実行できるようになります。
人材派遣会社の主な職務は、求職者と求人を募集する企業をマッチングすることにあります。そのため、人材派遣会社は求職者と派遣先企業の2つを集める必要があり、それぞれの営業過程において進捗管理を確実に行わなければ円滑な運営ができません。
そこで、業務進捗を全ての運営社員で共有するための進捗管理が重要となります。
進捗管理にアプリを活用するメリット
進捗管理にアプリを利用することで、さまざまなメリットを期待できます。
ただし、表計算アプリを進捗管理に使う場合と進捗管理専門のアプリを利用する場合、また有料と無料のアプリでは、その使用感が大きく異なるため注意が必要です。
業務の属人化を防げる
進捗管理にアプリを使うことで、業務の属人化を防げる可能性があります。ただし、全てのスタッフで進捗情報をリアルタイムに共有できなければ意味がないため、無料のエクセルやスプレッドシートなどを使った管理方法では難しいかもしれません。
社員数が比較的多い中堅規模以上の人材派遣会社の進捗管理を行う際は、進捗管理専用のアプリや、人材派遣業務に特化したシステムの導入がおすすめです。
社員のモチベーションが上がる
進捗管理を社内で共有することで、自分がすべきタスクや業務を明確にできるため、管理者も公平な評価を下すことができます。
社員の仕事のモチベーションが下がる最も大きな要因は、業務が属人化することでそれぞれの業務の進捗が不明瞭となり、人材の評価に不公平が生じることです。
このように、進捗管理は業務の効率化とミスの防止だけでなく、社員のやる気の向上にも繋がります。
目標達成までの流れを見える化できる
進捗管理は、目標達成までのプロセスを見える化するのに役立ちます。
進捗管理を行うことで、現時点での業務進捗を全ての社員で共有できるため、目標に対しての流れや優先順位も具体化できます。そして最優先すべきタスクに必要なリソースを最大限に活用できるため、効率よく、確実に業務を遂行できるでしょう。
能力に応じた適材適所な人材配置ができる
進捗管理によって、各スタッフの能力を正確に把握し、適材適所に人材を配置できるのもメリットです。
進捗管理を行うことで、いつ、だれが、どの業務を、どれくらいの時間でできたかを明確に記録できます。進捗管理をシステム管理すれば、自分のタスクを他のスタッフに振り分けたり、誰かの実績を横取りすることもできません。
社員の成長に繋がる
進捗管理を行うことで、個々のスタッフだけでなく、他のスタッフの業務進捗もオープンになるため、社員全体の成長にも繋がります。
自分が覚えたいと思う業務に積極的に参加したり、実績優秀な社員がわかりやすくなるため、教えを乞うことも可能です。
進捗管理を行うことで、社内のコミュニケーション機会が増えるのもメリットとなるでしょう。
業務内の問題を早期に発見し、対処できる
業務全体の進捗を一元管理することで、自社の業務におけるボトルネックがわかります。
そこでボトルネックとなるポイントを進捗管理することで発見し、意見を出し合いながら解消すれば、問題や課題が比較的早く見つかるだけでなく、解消へ向けた対処もしやすくなるでしょう。
進捗管理にアプリを活用するデメリット
ここでは、進捗管理にアプリを活用するデメリットを紹介します。下記を参考にして、貴社に合ったアプリやシステムの導入をご検討ください。
費用がかかる
進捗管理を行うアプリには、有料のアプリと無料のアプリがあります。それぞれに使う目的や範囲が異なるため、使いやすい種類や範囲を考えながら選択すると良いでしょう。
一般的には、進捗管理を行う人数や工程が多い場合、無料では対応しきれないケースが多いようです。コストに見合ったアプリかどうかを判断し、費用がかかるようであれば、人材派遣会社および人材紹介会社を対象に開発された『マッチングッド』などのシステム導入と比較してみると良いでしょう。
人材派遣会社を対象に開発されたシステムであれば、ほとんどカスタマイズせずに、即戦力としてシステム運用可能です。
使い慣れるのに時間がかかる
進捗管理アプリを導入しても、それぞれのアプリの使い方に慣れるまでに時間がかかるのもデメリットの1つです。
普段から使い慣れたエクセルなどであれば、即座に使えるかもしれませんが、進捗管理用に表をカスタマイズしなければならず、結局時間と手間がかかります。
手間と時間を考えて、どのアプリを採用するか、また人材管理システムの導入も併せて検討しましょう。
どれを選べば良いかわからない
進捗管理に使えるアプリはさまざまで、ネットで検索しても十数個のアプリがヒットします。
その中でも、国産の日本語表示で使いやすい物を選び、なおかつ費用や使い方を比較するのはよほど人材管理とITに詳しい方でなければ難しいかもしれません。
そんなときは、国産のアプリやシステムを開発する企業に問い合わせて、自社にマッチするか確認してみると良いでしょう。
すぐに説明やトライアルでの使用を案内できないメーカーは、使い方や導入の際にトラブルが起きてもすぐに対応できない可能性があるため、しっかりと対応できるメーカーを選ぶようにしましょう。
進捗管理アプリを導入する際のポイントと選び方
ここでは、人材派遣会社が進捗管理アプリを導入する際のポイントと、ツールの選び方を解説します。ぜひ参考にしてください。
必要な機能があるか
人材派遣会社の業務はさまざまあるため、進捗管理アプリやシステムを選ぶ際は、自社の業務に合わせて選びましょう。
全ての業務を一括管理したいときは、人材派遣会社を対象に開発されたシステムのご利用がおすすめです。
他社のサービスと連携できるか
進捗管理を行う際は、自社ですでに使用しているPCソフトとの連携できるかも確認してみましょう。主な連携先としては「マイクロソフト社のOutlook」や「Googleカレンダー」などが一般的です。
サポート体制が整っているか
使い慣れていない進捗管理アプリやシステムを導入する際は、常に使い方などのサポートをリアルタイムで提供しているかを確認することが大切です。
メールだけでなく、チャットなどでインタラクティブなコミュニケーションが取れるシステムサポートがあれば安心です。また外国製品の場合には、日本語でのサポートの有無や、リアルタイムなサポートを受けられるかを必ず確認しましょう。
クラウド型とインストール型を選ぶ
進捗管理を行うためのアプリやシステムについては、クラウド型とインストール型があります。
クラウド型は、データをクラウド上で管理するため、場所を問わずインターネット環境さえあればどこでも情報を共有できます。一方でインストール型を使えば、社内のスタッフだけで情報漏洩といったリスクを限りなく少なくしながら安全に管理できるでしょう。
もし会社の外部（取引先や出張先）でシステムを使いたい場合や、業務委託などを併用する際は、クラウド型の方が利便性が高くなります。
カスタマイズできるか
進捗管理にツールを使うときは、ご自分や自社で管理しやすいように、ツールをカスタマイズできるかどうかもポイントです。
進捗管理専用に開発されたシステムにおいては、特に使いやすいようにカスタマイズ機能を高めた製品もあり便利です。
費用がかかるか
進捗管理に使用できるソフトやツールはさまざまで、無料で使えるソフトから、有料のシステムまで、それぞれにメリットやデメリットがあります。
導入の際は、無料トライアルを利用したり、実際の導入事例などを確認したりしながら、自社に合ったアプリやシステムを選ぶことが大切です。
人材派遣会社におすすめの進捗管理システム『マッチングッド』
DiSPA!を運営するブレイン・ラボが提供し、多くの人材派遣会社への導入実績を持つ、人材派遣会社向け業務管理システム『マッチングッド』では、進捗管理機能も充実しており、さまざまな人材派遣の業務を一括管理できます。
『マッチングッド』の進捗管理では、応募から面談・面接の進捗を貴社のフローに合わせて管理できます。進捗登録・検索機能では、求職者との面談設定や日々のメール・電話のやり取りを詳細に残すことができ、複数のスタッフで情報共有する際に非常に役立つでしょう。
また、実際の選考進捗についても、貴社独自に選考フローの設定（書類審査や一次面接〜最終面接等）を行えますので、貴社の選考フローに合わせて進捗管理をしていただくことも可能です。
『マッチングッド』は、知りたい業務の進捗状況を検索する機能も備わっており、一日の動きを的確に把握しながら生産性の向上を効果的にサポートします。マイページ機能では、担当者の方それぞれが、今自分が抱えてる求職者や求人に関する情報や進捗を一覧で確認できます。
このような、個々の進捗を正確に確認することにより、求職者や求人企業への対応漏れを防止できるでしょう。また、他の担当者の方はもちろん、社内全体の進捗をリアルタイムに確認できるため、定期的な会議やミーティングの際などに、常に最新の情報を報告・参考資料として使えることも大きなメリットとなるでしょう。
『マッチングッド』には、人材派遣システムの基本機能として以下のような基本機能が備わっています。
- 進捗管理
- 求職者管理
- 会社情報管理
- 会社担当者管理
- 求人案件管理
- マッチング
- スケジュール
- 帳票出力
- インポート
- データ集計
- 契約管理
- 勤怠管理
- 請求管理
- 給与計算 など
また、以下のようなオプション機能も充実しています。
- ホームページ連携
- 地図機能
- SMS送信
- FAX送信
- WEB勤怠
- LINE連携 など
その他にも、『マッチングッド』では、チャットやメールなどでリアルタイムなサポート機能が充実していて安心です。
進捗管理ツールのまとめ
このように人材派遣会社における進捗管理では、人材派遣会社の各社員が自分の時間やタスクを管理するだけではなく、派遣先の企業や派遣スタッフの情報を常に把握しながら業務の円滑化を図る必要があります。
個人のタスクについての進捗管理については、エクセルなどの表計算アプリでも十分に管理できる場合もあるため、使い慣れたソフトを有効活用可能です。また、タスク管理だけであれば、無料の進捗管理アプリもおすすめです。
しかし、社内全体のタスクや進捗を一括管理する際は、「人材派遣管理システム」の活用をおすすめします。人材派遣管理システムを使うことで、業務効率や営業効率が向上するだけでなく、派遣スタッフと派遣先の企業とのミスマッチの軽減にも繋がります。
また毎月の請求や支払業務なども自動化できるため、社内リソースの負担が減り、離職率の軽減にも繋がるでしょう。
人材派遣事業を運営する会社では、今回ご紹介した進捗管理を参考に、業務を見える化して、ぜひ円滑な業務運営を進めてください。
進捗管理をはじめ、人材派遣管理のシステムの導入にご関心を持たれた方は、ぜひブレイン・ラボにお問い合わせください。貴社の業務の効率化を進める最適なシステムの導入方法を提案させていただきます。
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