人材派遣会社の事業を遂行する上で、欠かすことのできない業務に進捗管理があります。
人材派遣会社の仕事は、求職者と派遣先の企業をマッチングする業務が中心であるため、進捗管理が直接売上に関わる業務とは言えません。しかし、しっかりと管理できなければ業務に重大な支障をきたし、売上や収益にも悪影響を及ぼす可能性があります。
そこで進捗管理を行うことにより、業務の属人化を防ぎながら自社のリソースを最大限に活用し、トラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
今回は、人材派遣会社の運営を円滑に行うためのさまざまな進捗管理ツールを紹介し、それぞれを比較しながら解説します。
人材派遣会社における進捗管理とは
人材派遣会社における進捗管理とは、社員自らのタスクを個々に管理するだけでなく、社内の業務進捗を全ての運営社員が常に把握できるようにインタラクティブな情報共有をできるようにすることです。
人材派遣会社では、業務の作業計画と実際の作業状況を「時間」と「品質」の二軸で管理することが重要です。なぜなら、進捗管理が上手くできずに業務の遅延が発生したり、人材のミスマッチが生じたりした場合には、顧客の信頼を失い、事業に大きな損害がでる可能性があるからです。
そこで進捗管理を行うことにより、常に作業計画と現状のズレを正確に把握し、修正するための具体的な施策を考え、実施できるようになります。
人材派遣会社の主な職務は、求職者と求人を募集する企業をマッチングすることにあります。そのため、人材派遣会社は求職者と派遣先企業の両方を集客する必要があり、それぞれの営業過程において進捗管理を確実に行わなければ円滑な運営ができません。
そこで、業務進捗を全ての運営社員で共有するための進捗管理が重要となるのです。
人材派遣会社の進捗管理にシステムを導入するメリット
以下では、人材派遣会社の進捗管理にシステムを導入するメリットを紹介します。
進捗管理システムを導入する主なメリットは、次の5つです。
- 複雑な業務を見える化できる
- 社内スタッフと派遣スタッフの業務を一元管理できる
- 業務の効率化ができる
- 社内の業務を皆で共有できるため、属人化を防げる
- 社内の課題を早期に発見し、改善できる
それぞれ解説します。
1.複雑な業務を見える化できる
人材派遣会社に進捗管理システムを導入するメリットは、その複雑な業務を見える化できる点です。
人材派遣会社の業務は、求職者と派遣先それぞれに対応し、面談を行ったり、営業をしたりと業務が複雑です。それらの業務を整理し、効率よく管理するには、人材派遣会社の業務を専門に管理できるシステムが必要となります。
単に業務に関する連絡や報告をリアルタイムにできるだけでなく、それぞれの業務を関連づけて整理できるシステムを選びましょう。
2.社内スタッフと派遣スタッフの業務を一元管理できる
人材派遣会社の業務を専門的に管理できるシステムでは、社内のスタッフはもちろん、派遣スタッフ個々の管理も同時にできます。
それ以外にも、派遣先企業の管理も紐づけて行えるため、社内リソースの業務負担が軽くなり、全社を上げてコア業務に集中できるメリットがあります。
社内の業務、派遣スタッフの管理、派遣先の企業を一元管理するには、専門のシステムの導入が不可欠です。
3.業務の効率化ができる
人材派遣会社の仕事は、派遣法はもとより、さまざまな法律によってルール決めされています。もし違反すると派遣業務ができなくなるケースもあるため、ただ派遣スタッフや派遣先との折衝をすれば良いというだけではありません。
そこで、人材派遣会社専用のシステムを導入することで、法律の改正などによる煩雑な業務を自動化でき、業務効率が格段に向上します。また、知らぬ間に法律違反を犯していたといった事態も防げるため、安心して業務に集中できるのも大きなメリットです。
4.社内の業務を皆で共有できるため、属人化を防げる
進捗管理では、それぞれのフタッフの業務進捗だけでなく、仕事への関わり方も明確になります。そのため、特定のスタッフが特定の業務に属人化することを防げるメリットもあります。
特定の業務に、いつも同じスタッフが取り組むことは、一見すると効率よく感じるかもしれません。しかし業務の属人化は、そのスタッフがいなくなると業務に滞りが発生するだけでなく、不正の温床にもなりやすく危険です。
社内の業務は、できるだけ多くのスタッフが関わり、意見を出し合い工夫しながら効率化していくのが健全な方法です。
5.社内の課題を早期に発見し、改善できる
進捗管理システムを導入し、業務全体の進捗管理を一元化することで、自社の業務のボトルネックを浮き彫りにできます。
ボトルネックとなるポイントが分かれば、スタッフ全員で意見を出し合いながら解消に向けた施策を考えやすくなります。また、自社の問題や課題が比較的早く見つかるだけでなく、問題となりそうな箇所を早期に発見し解消することも可能です。
進捗管理にシステムを活用するデメリット
ここでは、進捗管理システムを導入するにあたってのデメリットを考えてみましょう。
費用がかかる
進捗管理システムは、基本的に有料です。進捗管理を行うツールには、有料のツールと無料のツールがあります。それぞれに使う目的や範囲が異なるため、使いやすい種類や範囲を考えながら選択すると良いでしょう。
ただ、進捗管理を行う人数や工程が多い人材派遣業務の場合、無料のツールでは対応しきれないケースがほとんどです。そこで、コストに見合ったツールかどうかを判断しましょう。
どれを選べば良いかわからない
進捗管理に使えるシステムを提供する会社はいくつかあります。その中でも、国産の日本語表示で使いやすい物を選び、なおかつ費用や使い方を比較するのはよほど人材管理とITに詳しい方でなければ難しいかもしれません。
そんなときは、国内のシステム開発会社に問い合わせて、自社にマッチするか確認してみると良いでしょう。
すぐに説明やトライアルでの使用を案内できない会社は、使い方や導入の際にトラブルが起きてもすぐに対応できない可能性があるため、しっかりと対応できるメーカーを選ぶようにしましょう。
人材派遣会社の進捗管理システムの選び方
次に、人材派遣会社の進捗管理システムの選び方を解説します。
見やすくて使いやすいか
進捗管理システムを導入する際は、使いやすさはもとより、見やすさも重要です。
見やすい進捗管理システムとは、人材派遣業務が理解され、業務プロセスがしっかりと整理されたシステムである必要があります。
そのため、人材派遣に特化した専用のシステムを導入することをおすすめします。
法改正に対応しているか
先述したように、人材派遣業務は、派遣法をはじめとするさまざまな法律に則った管理が必要となります。
そのため、法改正があった時に、自動的に更新されるシステムを選ぶことが重要です。
人材派遣会社向けの専用システムを導入することにより、安心してコア業務に集中できるでしょう。
人材派遣業務を一元管理できるか
人材派遣業務は、社内業務だけでなく、派遣スタッフと派遣先の業務に関する一元管理ができなければ円滑な業務を遂行できません。
そこで、さまざまな業務を一元管理できるシステムの導入が不可欠となります。
人材派遣会社の進捗管理については、かならず専用のシステムを選びましょう。
人材紹介にも対応できるか
人材派遣会社の仕事は、どうしても法律によってさまざまな規制があるため、柔軟に対応する必要があります。
特に近年は、外国人労働者に関する法改正が進み、特定技能外国人は「人材紹介」でしか対応できなくなりました。
そこで、自社が人材紹介会社へ事業を展開しても対応可能なシステムをあらかじめ導入しておくことも念頭においた準備が大切です。
その他の機能も確認する
人材派遣業務の進捗管理システムでは、その他のさまざまな業務にも連携して対応できるシステムの導入をおすすめします。
1つのシステムでさまざまな業務を管理できれば、業務効率が格段に向上します。例えば『マッチングッド』では、人材紹介業での進捗管理にも対応しており、さらなる事業拡大の際も安心です。
次の章では『マッチングッド』でできる主な業務管理を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
人材派遣会社におすすめの進捗管理システム『マッチングッド』
DiSPA!を運営するブレイン・ラボが提供し、多くの人材派遣会社への導入実績を持つ、人材派遣会社向け業務管理システム『マッチングッド』では、進捗管理機能も充実しており、さまざまな人材派遣の業務を一括管理できます。
『マッチングッド』の進捗管理では、応募から面談・面接の進捗を貴社のフローに合わせて管理できます。進捗登録・検索機能では、求職者との面談設定や日々のメール・電話のやり取りを詳細に残すことができ、複数のスタッフで情報共有する際に非常に役立つでしょう。
また、実際の選考進捗についても、貴社独自に選考フローの設定（書類審査や一次面接〜最終面接等）を行えますので、貴社の選考フローに合わせて進捗管理をしていただくことも可能です。
『マッチングッド』は、知りたい業務の進捗状況を検索する機能も備わっており、一日の動きを的確に把握しながら生産性の向上を効果的にサポートします。マイページ機能では、担当者の方それぞれが、今自分が抱えてる求職者や求人に関する情報や進捗を一覧で確認できます。
このような、個々の進捗を正確に確認することにより、求職者や求人企業への対応漏れを防止できるでしょう。また、他の担当者の方はもちろん、社内全体の進捗をリアルタイムに確認できるため、定期的な会議やミーティングの際などに、常に最新の情報を報告・参考資料として使えることも大きなメリットとなるでしょう。
『マッチングッド』には、人材派遣システムの基本機能として以下のような基本機能が備わっています。
- 進捗管理
- 求職者管理
- 会社情報管理
- 会社担当者管理
- 求人案件管理
- マッチング
- スケジュール
- 帳票出力
- インポート
- データ集計
- 契約管理
- 勤怠管理
- 請求管理
- 給与計算 など
また、以下のようなオプション機能も充実しています。
- ホームページ連携
- 地図機能
- SMS送信
- FAX送信
- WEB勤怠
- LINE連携 など
その他にも『マッチングッド』では、チャットやメールなどでリアルタイムなサポート機能が充実していて安心です。
進捗管理システムのまとめ
このように人材派遣会社における進捗管理では、人材派遣会社の各社員が自分の時間やタスクを管理するだけではなく、派遣先の企業や派遣スタッフの情報を常に把握しながら業務の円滑化を図る必要があります。
個人のタスクについての進捗管理については、エクセルなどの表計算アプリでも十分に管理できる場合もあるため、使い慣れたソフトを有効活用可能です。また、タスク管理だけであれば、無料の進捗管理アプリもおすすめです。
しかし、社内全体のタスクや進捗を一括管理する際は「人材派遣管理システム」の活用をおすすめします。人材派遣管理システムを使うことで、業務効率や営業効率が向上するだけでなく、派遣スタッフと派遣先の企業とのミスマッチの軽減にも繋がります。
また毎月の請求や支払業務なども自動化できるため、社内リソースの負担が減り、離職率の軽減にも繋がるでしょう。
人材派遣事業を運営する会社では、今回ご紹介した進捗管理を参考に、業務を見える化して、ぜひ円滑な業務運営を進めてください。
もし有料システムで分からないことがあれば、ブレイン・ラボが提供する、人材派遣会社向け業務管理システム『マッチングッド』を検討してみてはいかがでしょうか。『マッチングッド』は、人材派遣会社および人材紹介会社を対象に開発されたシステムであり、ほとんどカスタマイズせずに即戦力として導入可能です。また、運用方法などのアドバイスも受けられるため、安心して相談できます。
進捗管理をはじめ、人材派遣管理のシステムの導入にご関心を持たれた方は、ぜひブレイン・ラボにお問い合わせください。貴社の業務の効率化を進める最適なシステムの導入方法を提案させていただきます。
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