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賃金台帳の保存期間は?作成と保管に関する義務や罰則を徹底解説!

賃金台帳とは、労働者を雇用する雇用主が作成し、保存が義務付けられている帳簿です。

賃金台帳に記載すべき内容には、従業員の勤務日数や給与情報などの規定があります。

賃金台帳は、記載しなければならない労働者や保管期間が、労働基準法によって厳密に規定された重要書類です。この賃金台帳は、よく給与明細と混同されることがありますが、給与明細とは別に作成・保管しなければなりません。

賃金台帳については、作成や保管義務に違反すると罰則を受ける可能性があります。

そのため雇用主は、賃金台帳の作成にあたり、記載内容や保管に不備が無いようにしなければなりません。

そこで今回は、賃金台帳に記載すべき内容や書き方、そして保存期間について徹底解説し、違反した場合の罰則なども併せて紹介します。人材派遣会社の経営者はもちろん、人事や財務に関わる業務に就く方も、ぜひ参考にしてください。

賃金台帳とは?

賃金台帳とは、各従業員への給与の支払い状況を記載した書類です。この賃金台帳は、法律(労働基準法第108条)によって作成が義務付けられており、各事業所ごとに、それぞれ作成と保存(労働基準法第109条)しなければなりません。

法定三帳簿

労働基準法では、各事業所ごとに設置が義務付けられている帳簿があります。

この帳簿を法定三帳簿と呼び、賃金台帳(労働基準法第108条規定)と労働者名簿(労働基準法第107条規定)、出勤簿(労働基準法第108条規定)が該当します。

賃金台帳の作成義務は派遣元の使用者

派遣労働者については、賃金台帳や労働者名簿の作成義務が派遣元である人材派遣会社となります。

またこの場合は、労働者名簿や賃金台帳、及び労働者派遣法に基づく派遣元管理台帳をあわせて1つの台帳としても問題ありません。

派遣元管理台帳の関する詳しい内容は、ディスパ!の「(テンプレート付き)派遣元管理台帳とは?人材派遣事業で必要な記載事項や管理の仕方を徹底解説!」をご参照ください。 

賃金台帳の内容を理解する

ここでは賃金台帳について正しく理解し、記載対象となる従業員や条件、注意事項、罰則について解説します。

記載対象について

賃金台帳に記載しなければならない対象者は、原則として全従業員となります。

正社員やパート・アルバイトなどの正規・非正規の雇用形態に関係なく、1人でも従業員がいる場合は、賃金台帳を作成し、保管しなければなりません。

ただし例外として、日雇い労働者と経営者が同じ立場にある「監督または管理の地位にある者(管理監督者)」を雇用した場合については、記載対象から除外されるケースがあります。

日雇い労働者の場合

雇用日が日ごとに変わる日雇い労働者の場合でも、賃金台帳への記載が必要となります。

ただし、継続勤務が1か月を超えない場合は「賃金計算期間」の記載がありません。

管理職の場合

労働基準法第41条に該当する管理監督者については、労働時間や休憩、休日などの規定が適用されません。そのため、労働時間数や時間外労働、休日労働といった時間を記載する必要もありません。

ただし深夜手当に関しては、労働基準法に規定する管理監督者でも対象となるため、深夜労働時間数の記載が必須です。

また近年の働き方改革に関連する法律が成立する中、2019年4月1日から労働安全衛生法で、雇用者が労働者の「労働時間の状況を把握する義務」が明記されました。

これにより、労働時間が適用されない管理監督者についても労働時間の状況を把握する義務の対象となっています。

そこで賃金台帳以外に管理監督者の労働時間の状況がわかる記録がない場合は、タイムカードなどを活用し、対象となる労働者の労働時間数を管理すると良いでしょう。

保存期間について

賃金台帳の保存期間に関しては、労働基準法第109条で原則として5年間と定められています。ただし同143条で「当分の間(期日の明記なし)」は3年間と記載されています。

また同法施行規則第56条では、3年間の起算日を「最後の記入をした日」と規定していますが、記録した日よりも賃金の支払が遅い場合は、その支払日を起算日とします。

尚、税法においては、源泉徴収簿(賃金台帳)の保存期間を7年間としているため、問題がなければ最低7年間の保管がおすすめです。

注意事項(給与明細との違い)について

この賃金台帳と類似した書類には、各従業員への給与明細があります。ただし、給与明細は賃金台帳の代わりとはならないため注意が必要です。

 それは、賃金台帳には労働時間や残業時間などの法律で定められた項目の記載が必要ですが、給与明細にはこれらの記載義務がないためです。

そこで、賃金関係書類の代りとして給与明細を使用せず、賃金台帳を作成し保管することが重要となります。

罰則規定について

賃金台帳の作成は、従業員を雇用する雇用主の義務であり、労働基準法で規定されている事項です。そのため、作成・保管されている賃金台帳が法律に定められた基準を満たしていなかったり、賃金台帳そのものを作成していない場合は、基本的に罰則の対象となります。

違反の内容によっては、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科せられる可能性がありますが、いきなり罰則が適用されるケースはほとんどありません。

まず、該当の事業所を管轄する労働基準監督官から、是正勧告書が交付されるのが一般的です。そこで、速やかに是正勧告に従いましょう。万一この是正勧告に従わなかった場合は、罰則を受ける可能性が高まるので注意が必要です。

賃金台帳の記載事項や書き方について

この賃金台帳については、記載すべき事項は定められているものの、書き方についての規定がありません。そのため、まずは下記の記載事項について、漏れの無いように記載しましょう。

記載事項

賃金台帳に記載すべき事項は、労働基準法施行規則54条で規定されています。

具体的な内容は以下の項目です。

  • 労働者氏名
  • 性別
  • 賃金計算期間
  • 労働日数
  • 労働時間数
  • 時間外労働時間数
  • 深夜労働時間数
  • 休日労働時間数
  • 基本給や手当などの種類と額
  • 控除の項目と額

書き方

記載項目を確認できたら、次に書き方のポイントを紹介します。

賃金台帳の書き方に決まったフォーマットはなく、上記の項目が漏れなく記載されていれば、どのような様式でも問題になりません。

そこで、下記の厚生労働省が公開している「主要様式ダウンロードコーナー」のページから「常時雇用労働者」と「日々雇い入れられる者(日雇い労働者)」のテンプレートを参考にすると良いでしょう。

※1 厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」のページ

https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/

※2 賃金台帳(常用労働者)

https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/pdf/d.pdf

※3 賃金台帳(日々雇い入れられる者)

https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoujouken01/pdf/e.pdf

次に、各項目について記載します。

基本情報

氏名や性別など、従業員ごとの基本情報を記載します。

賃金計算期間

賃金計算期間とは、毎月の給与を計算する開始日から締め日のことです。例えば、毎月10日が締め日の場合は、賃金台帳に「2022年4月11日~5月10日」といった具合に記載します。尚、日雇い労働者においては記載不要です。

労働日数

労働日数については、賃金計算の期間内で実際に勤務した日数を記載します。

ここでは、就業規則で定める所定日数ではなく、実際に勤務した日数を記載するという点で注意が必要です。

また有給休暇の日数については、通常の労働とみなします。そのため、労働日と労働時間に含めることとなります。有給休暇を記載する場合は、有給休暇の取得を判別しやすいように※印などを付けておくと良いでしょう。

労働時間数、時間外労働時間、休日労働時間、深夜労働時間

労働基準法においては、1日8時間、週40時間が法定労働時間として定められています。そのため、これを超える労働時間については、時間外労働時間として記録しなければなりません。

休日労働時間については、休日手当が発生する法定休日に働いた場合となります。また深夜労働時間については、深夜手当が発生する夜22時から翌5時の時間帯での労働時間を記録します。

また法定労働時間を超えて従業員を働かせる場合は、必ず36協定(労働基準法第36条に基づく労使協定)の締結と、所轄労働基準監督署長への届出が必要となります。

この項目においては、会社が労務管理を正しく行っているかの判断材料とされる重要部分となるため、労働基準法に従い記載することが大切です。

基本給、所定時間外割増賃金、各種手当

月給で働く従業員の場合は「基本賃金」を記載します。基本賃金とは、毎月の基本給と固定された各手当の金額を合算した給与のことです。

時給で働く従業員の場合は「時給×労働時間」で算出した金額を基本給として記載、管理します。

固定された各手当とは、役職手当・通勤手当・扶養手当などです。

この時、時間外手当や休日手当などの割増賃金が発生した場合は、所定時間外割増賃金として記載します。

所定時間外割増賃金とは、所定労働時間を超えた時間数や休日労働、深夜労働で発生した割増賃金の合計額です。

控除額

社会保険料や源泉所得税など、毎月の給与から控除される金額を記載します。

賃金台帳に求められる保存期間と遵守しない場合の問題点を把握し管理する

労働基準法第109条により、賃金台帳の保存期間は「原則5年」とされています。

ただし、現在は法案改正の経過措置として「従業員の賃金を最後に支払った日から起算して3年」となっています。

そこで、保存すべき賃金台帳を誤って廃棄してしまわないように、賃金台帳に賃金の支給日を記載しておくことで、万一の事故を防ぐことができるでしょう。

経過措置について

現在は、賃金台帳の保存期間における経過措置として、労働基準法第143条により「当分の間(期日の明記はなし)3年間」と定義しています。また同法施行規則第56条では、当該3年間の起算日を、最後に支払いを実施した日と規定しています。

尚、税法では源泉徴収簿(賃金台帳)の保存期間が7年間となっているため、原則として7年間の保管を推奨します。

保存期間を遵守しない場合の問題点

賃金台帳の作成は、従業員を雇用する事業主の義務であり、労働基準法で規定されている事項です。

そのため賃金台帳が法律に定められた基準を満たさない場合や、そもそも賃金台帳の作成がなされていない場合も罰則の対象です。また保存期間を遵守しない場合も、罰則の適用対象となります。

罰則に関しては、違反の内容や程度によって異なりますが、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

賃金台帳の保存方法や注意点について確認する

ここでは、賃金台帳を正しく保存するためのポイントや注意点について解説します。

賃金台帳は事業所ごとの作成が必要

賃金台帳の保存方法については、具体的な法律の定めがありません。そのため、紙媒体やデジタルデータによる保存も可能です。

ただし、賃金台帳は各事業所ごとに保存する必要があります。また、事業部や事業内容が異なる企業の場合は、それぞれの部署ごとに作成と保存の義務があります。

そのため、企業が本社で賃金台帳を一括作成する場合でも、各事業所ごとに作成・保管する必要があります。本社で帳簿やデータを一括して保管するのではなく、各事業所ごとに、所属する従業員に関する帳簿やデータを保管することが必要です。

デジタルデータで賃金台帳を保存するときの注意点

賃金台帳はデジタルデータで保存することが可能です。ただし、その際は一定の要件を満たす環境で保存することが求められます。一定の要件とは、下記の状態で賃金台帳を保管することです。

保存情報の安全性が確保されていること

  • デジタル保存された情報について、故意または過失による消去や書き換え、混同ができないこと。
  • 情報を記録した日付や時刻、媒体の製造番号などの固有標識が同一電子媒体上に記録され、いつでも参照可能であること。
  • 保存義務のある情報と保存義務のない情報を同一機器上で扱う場合、それぞれを明確に区別できること。

画像情報を正確に記録し、かつ長期的にわたって復元できること

  • 電子媒体やドライブ、その他の関連機器について、保存義務のあるデジタル情報を正確に記録できる状態にあること。
  • 電子媒体に記録された保存義務のある情報を、法令によって定められた期間にわたり損なわれることなく保存できること。
  • 電子媒体やドライブ、媒体フォーマットやデータ保管システムについて、記録されたデジタル情報が正確に復元できること。
  • 労働基準監督官の調査時など必要な場合、直ちに必要事項が明らかとなり、その写しを提出できるシステム体制にあること。

賃金台帳の保存期間のまとめ

このように、賃金台帳の作成は労働基準法によって定められた重要な作業であるため、賃金台帳の意味と内容を十分に理解することが重要です。

そして保存方法や注意点をしっかりと認識し、法律で求められる保存期間を遵守する必要があります。また賃金台帳の作成と保管義務を怠った場合の罰則についても十分に理解し、罰則が適用されないように注意しましょう。

そこでこの記事を参考に、ぜひ貴社の労務管理にお役立ていただければ幸いです。

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