お役立ちノート 派遣営業入門

派遣マッチングシステムとは?派遣スタッフと派遣先の相性を自動抽出できるツール!

人材派遣会社にはさまざまな業務が混在するため、業務の属人化が起こりやすいという特徴があります。業務の属人化が進むことで起こる問題は、社内の業務にボトルネックができ、結果として業務の遂行が遅れる可能性があることです。

そこで人材派遣会社では、できるだけ業務を効率化し、スタッフがそれぞれの業務を共有し理解できる体制作りが重要となります。

そこで今回は、人材派遣会社で最も重要であり、最も手間のかかる仕事の1つである派遣労働者と派遣先のマッチングシステムについて解説します。

マッチングシステムによって、労働者を派遣する派遣先とのマッチングのスピーディーになり精度が高まることで、人材派遣会社の業務が効率化できるだけでなく、求職者と派遣業務とのミスマッチを原因とした離職率を下げることも可能となります。

この記事を読むことで、派遣マッチングシステムを導入する意味や使い方を深く理解し、人材派遣会社の業務の効率化ができるでしょう。

人材派遣会社に従事する方は、ぜひ参考にしてください。

派遣マッチングシステムとは

派遣マッチングシステムとは、人材派遣の求職者と派遣先の企業をマッチングさせるシステムのことを指します。

派遣マッチングシステムを使うことで、これまでエクセルや紙媒体を用いて管理していた求職者と派遣先のデータをデジタル管理できます。これにより、派遣先の企業のニーズに合った人材を自動的に抽出しリストアップでき、人材派遣会社のスタッフがマッチングのための時間を大幅に短縮し、見落としやミスマッチなどを防止できるでしょう。

ただ、マッチングシステムは相性が良さそうな人材と企業を抽出するもので、マッチング自体は求職者と派遣先の企業に人材派遣会社が介入して行います。

派遣マッチングシステムの特徴

派遣マッチングシステムの特徴は大きく分けて以下の3つがあります。利用する企業はそれぞれの特徴を活用し、自社に最適なツールを選択することで高い効果を期待できます。

派遣先の候補を簡単に抽出できる

これまでの人材マッチングでは、人材派遣会社が求職者の希望をエクセルなどに入力したデータや求職者のスキルシートを派遣先の募集要項と比較し、営業担当者の主観によって判断するのが一般的でした。

しかしマッチングシステムを使うことで、特定の条件をツールに入力するだけで、簡単に派遣先の候補を絞り込むことが可能となります。

派遣先の絞り込みが早い

マッチングシステムを活用することにより、求職者や求人の条件を設定するだけで、派遣先に合った候補者が短時間で抽出可能です。

マッチング精度が高い

人材派遣会社がマッチングシステムを導入することで、人材の採用やマッチング活動を効率化し、マッチング情報の把握と管理が迅速に行えます。求職者と求人企業の情報管理ができる機能を備えたマッチングシステムにより、精度の高いマッチングが可能となります。

派遣マッチングシステム導入のメリット

人材派遣会社が派遣マッチングシステムを導入することで、多くのメリットが期待できます。そこで主なメリットについて、下記に挙げた項目を中心に解説していきましょう。

スタッフ管理や検索がいつでも簡単にできる

派遣マッチングシステムの導入により、スタッフの希望や就業条件をいつでも、誰でも検索できるようになります。これにより営業や人材担当者の仕事が属人化することなく、それぞれの仕事が見える化でき、効率の良い業務体制を築くことが可能となります。

スピーディーな対応と提案が可能となる

クラウド管理による派遣マッチングシステムを導入すれば、営業先の派遣企業からでも人材を照会できます。これにより、急な派遣先のリクエストにもその場で対応することができるでしょう。人材派遣会社が信頼を得るためには、スピードと精度の高いマッチングが最も重要です。この要素を満たすためには、必要な時に必要な人材をすぐに抽出できる、派遣マッチングシステムが欠かせません。

個人情報などのセキュリティ対策を強化できる

クラウド管理できる派遣マッチングシステムは、紙媒体や社内のPCやハードディスクで情報を保管、管理するよりもセキュリティ対策が万全にできます。また、社内の書類管理や保管場所の確保も必要がないため、さまざまなメリットがあります。

法令違反を無くすことができる

派遣マッチングシステムの導入により、人材派遣会社は派遣スタッフや派遣先の情報を一元管理できるため、就業状況を常に複数のスタッフで管理できます。これにより、労働者派遣法を遵守した派遣を行い、法令違反を無くすことが可能となります。

マッチング精度の向上が期待できる

これまで人材確保に苦労してきた人材派遣会社の営業マンにとって、派遣マッチングシステムを活用することにより、マッチング精度の向上が期待できます。高い精度で人材を派遣先に紹介できることで、取り引き先の企業からの評価も高まるでしょう。

空いた時間の有効活用できる

マッチングを自動化することにより、多忙だった営業や人材担当者は、空いた時間を別のスタッフ管理業務に回すことができます。結果として人材派遣会社としてのサービスが向上し、サービスの付加価値が高まります。

派遣マッチングシステム導入のデメリット

派遣マッチングシステムの活用は、上記のようなメリットだけでなく、留意すべきデメリットも存在します。以下では、人材派遣会社が押さえておくべきデメリットを解説します。

過度なマッチングシステムへの依存リスク

派遣マッチングシステムに過度に依存することで、これまで取り組んできた営業や人材担当者が属人的に蓄積してきた情報を活かせなくなる可能性があります。そこで、これまでのアナログ情報とマッチングシステムのデジタル情報が連携できるように、柔軟なシステム管理が重要です。

<h3>操作に慣れるまで機能を十分に使いこなせない可能性がある

派遣マッチングシステムを導入して直ぐの頃は、人材派遣会社の営業や人材担当社がシステムの操作に慣れるまで、機能を十分に使いこなせずにストレスを感じる場合もあるでしょう。そこでシステムの導入に際しては、機能性や操作性にも注力し、自社に使いやすいツールを選択することが重要です。

インターネット環境がなければ使用できない可能性がある

クラウド管理が基本となる派遣マッチングシステムの利用は、インターネット環境が無ければ使用できません。現在では国内のほとんどの地域でインターネットが使えますが、何らかのトラブルによりシステムが使えなくなる可能性があることも理解しておきましょう。

派遣マッチングシステムのサーバーがダウンする可能性がある

インターネットが通じていても、派遣マッチングシステムのサーバーがダウンするとシステムが使えなくなる可能性があります。自然災害などによるインターネット環境のトラブルやサーバーがダウンするなど、不意に起こるリスクに備えることも重要です。システムの導入にあたっては、提供先からトラブルが起きた時の対処法も確認しておきましょう。

派遣マッチングシステムの導入で考慮すべきポイント

派遣マッチングシステムには様々なツールがありますが、自社にとって使いやすいシステムとしてどれを選べば良いのかという判断が重要となります。以下では、派遣マッチングシステムを選ぶ際のポイントを解説します。

マッチング精度が高いこと

派遣マッチングシステムを導入することで、人材確保やマッチング精度の向上が最大のポイントとなります。そこで、人材を派遣する企業の特徴を十分に把握、分析し、使いやすい機能が装備されたシステムを選択しましょう。

システムの柔軟性が高いこと

派遣マッチングシステムの導入にあたっては、システムを自社で使いやすいようにカスタマイズできるかどうかも重要なポイントとなります。システムのフォーマットや管理機能、選択項目が柔軟にカスタマイズでき、多くの要望に対応できるシステムを選びましょう。

使いやすい機能と手厚いサポートがあること

派遣マッチングシステムのサービスを利用する企業にとって、様々な求職者や派遣先のデータを入力する際にストレスなく、スムーズに利用できることが重要なポイントとなります。また、不自由なく運用できるようになるまで、手厚いサポート体制を受けられることも必要な条件と言えるでしょう。

派遣マッチングシステム導入のまとめ

現在は新型コロナウィルスの影響もあり、人材派遣会社へ登録する求職者が急増している状況下において、求職者のニーズも多様化しています。一方、求人側となる派遣先の企業では、多くの求職者の中から優秀な人材を確保するため、採用のハードルをこれまでよりも高め、厳選する傾向が強まっています。そこで人材派遣会社では、ミスマッチなどの無駄な労力を軽減させるために派遣マッチングシステムを導入し、その機能を最大限に有効活用することが重要なのです。ここまで解説してきたように、派遣マッチングシステムのメリットやデメリット、考慮すべきポイントや各システムの特徴を把握し、最適なシステムを導入し活用することで、自社に必要な人材の確保を目指しましょう。

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