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派遣業務の属人化をシステム導入で解消!経営リスク排除のポイントを解説

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中小派遣会社向け業務管理システム選び方ガイド

業務管理システム、どう選ぶ?導入メリットや選び方のポイントを解説!

  • 業務管理システム概要と導入のメリット
  • システム選定3つのポイント
  • 導入事例の紹介

近年、急速に増加しているリモートワークですが、これは人材派遣業でも同じです。

しかし、リモートワークへ移行する際に「業務の属人化」によって、なかなか進まないと感じている方も多いのではないでしょうか?

属人化とは、特定の業務について1人または数名のスタッフが独占して行い「この業務内容は○○さんがいないと分からない」という状態を言います。

このような状況は、どの会社にもありがちな事ですが、実は大きな経営リスクとなります。

そこで今回は、人材派遣業で業務の属人化を解消するためのシステム導入のメリットや選び方を紹介します。

人材派遣業に従事し、まだシステム導入に至っていない企業経営者や担当の方は、ぜひ参考にしてください。

業務の属人化

業務の属人化とは、ある業務の進め方や進捗状況などを特定の担当者しか把握できていない状況を言います。

このような状態では、もしもその担当者が不在の時や休職・退職された場合に、会社の業務に大きな弊害をもたらす可能性があります。

まずはここで、属人化による経営リスクを解説します。

属人化の弊害

業務の属人化による弊害は、大きく分けて以下の4つがあります。

業務がブラックボックス化

業務のブラックボックス化とは、特定の業務が属人化することにより、業務内容が見えずに起こる弊害です。

業務が属人化すると、業務の効率化が進まない可能性があります。

あなたの会社でも「○○さんが休みなので、その業務について分かる者がいない」というように、誰かが特定の仕事を独占しているということはありませんか?

このような属人化が起こると、社内にいくら優秀な人材がいてもその能力を活かせない可能性があります。

業務フローにボトルネック発生

業務フローで発生するボトルネックとは、企業が成長期に入り、業務が一気に増えたときに起こります。業務が属人化することで、急激に増える業務量をその特定の部署だけ処理できなくなり、結果として会社全体の売上や事業運営に影響する可能性があります。

品質にムラができる

業務が属人化することにより、業務の品質にムラが発生する恐れがあります。ムラが起こる原因にはさまざまな要因が考えられますが、仕事の量が増えて確認作業が雑になることや、属人化によって慣れた業務と新しい業務に差がでるなどがあるでしょう。

退職で引き継げなくて業務に支障が生じる

業務の属人化で最も懸念されるのは、特定のスタッフが退職することによって業務に支障が生じることです。人材派遣業の平均勤続年数は約6年と言われており、属人化があることで業務内容の引継ぎも難しくなるため、それだけ経営リスクが高まります。

派遣事業の業務

ここでは、まず最初に人材派遣業の主な流れを紹介し、属人化が起こるリスクや注意点を解説します。

派遣労働者が就労する前のフロント業務

人材派遣業のフロント業務には、次のような流れがあります。

求人開拓

求人開拓とは、派遣先の企業をフィールドセールスやインサイドセールスで獲得することで、いわゆる営業の業務です。

求職者募集

求人の開拓と並行して行う求職者の募集です。

求職者登録

求職を希望するスタッフに派遣先の案件を紹介してマッチングを行うために、求職者の登録を行う業務です。

企業への人材紹介

求職者の登録内容と派遣先の求人内容がマッチすれば、その派遣先の企業へ登録済みの求職者を紹介します。

職場見学

企業への人材紹介で書類審査が終わり、双方が納得すれば、派遣先へ派遣スタッフと同行して職場見学会を実施します。

各種契約締結(対派遣先、対派遣スタッフ)

求職者の派遣が決まれば、派遣元である人材派遣会社と派遣先の企業で派遣基本契約や派遣個別契約などを締結します。また、求職者とは正式な雇用契約書を交します。 

就労後のバック業務

フロント業務の次は、バック業務の流れについて解説します。

フォロー面談

フォロー面談は、派遣スタッフと定期的に面談を行うことです。フォロー面談では、職場の問題点や困りごとがないかなどを聞いたり、仕事の問題点などを共有したりします。

勤怠管理

人材派遣業では、派遣元である人材派遣会社と派遣先の企業が共に派遣スタッフの勤怠管理を行います。そのため、人材派遣会社でもタイムカードの管理やシフト管理が必要です。

請求管理

人材派遣会社では、派遣社員と派遣先企業から提出された勤怠管理情報にそって賃金を支払います。また時間外労働や休日労働、深夜業等が発生した場合には、割増賃金を支払う必要があります。それと共に、派遣先の企業への人件費の請求管理も必要です。

このように、派遣事業の業務は多岐にわたるため、定型作業と非定型作業が入り混じっています。

そこで、次に定型作業と非定型作業で起こりやすい業務の属人化の原因を解説します。

非定型作業

非定型作業とは、業務の流れを確立することが難しく、その都度異なった対応が求められる業務のことを言います。

非定型には、職場見学や派遣スタッフのフォロー面談などコミュニケーションが発生するもので、他の人のやり方などを可視化しにくいため、属人化が進みやすい特徴があります。

定型作業

定型業務とは、業務の流れが決まっており、明確に確立されている業務のことです。

人材派遣業では、雇用する派遣労働者や派遣先企業との契約書類の作成や保管業務など、煩雑な業務が多いのが特徴です。

人材派遣業における定型作業は、以下の5つの業務と18の工程に分けることができます。

登録業務…求人媒体への掲載・求職者の掘り起こし・レジュメ等の書類作成業務 

案件紹介業務…案件の選定と送付・営業やコーディネーターとの情報共有・案件送付・案件の作成と出力業務

面談業務…面談日程調整・面談同席・スキルシート䛾作成と共有業務

就業とフォロー業務…契約更新と意向確認メール・勤怠連絡・契約更新手続き・雇用契約書の作成と発送

その他の業務…顧客開拓と営業メール・請求書や事業報告書等の書類作成・スタッフと顧客の引継ぎ業務・進捗とKPIの管理業務

上記にある定型作業の18工程は基本的な業務の流れが決まっているため、DX(デジタルトランスフォーメーション)によるシステム化が可能です。

定型作業の業務では、定型的で属人化しない可能性があります。しかしこれらを各人でやりやすいように改善し、それを共有しない場合には、結果的に属人化が起こります。

システムで属人化解消

上記のような人材派遣業務で起こりがちな属人化は、システム導入によって解消することができます。

ここでは、システム導入により属人化を解消しやすい業務を消化します。

システムでの属人化解消に向く業務特徴

面談記録などの登録・蓄積

面談記録などの登録や蓄積については、オンラインシステムを導入可能で、多くの人材派遣会社が実際に利用しています。

オンラインシステムを利用するメリットは、いつでもどこでも面談記録の作成と閲覧ができるところで、面談や面談結果に対処するノウハウを営業メンバーでリアルタイムに共有できる点にあります。

オンラインシステムを導入すれば、オフィスワークやリモートワークに関係なく、営業メンバーが急に欠勤しても他のメンバーでサポートが可能です。

進捗管理

進捗管理をオンラインシステムで一元管理できます。1つ、もしくは複数のタスクに対応しているスタッフの業務が一元的に管理されれば、メンバー間の進捗状況が一覧で確認できるため、遅れや問題点を共有して改善できます。

このように、オンラインシステムを導入することで属人化を防ぐとともに、属人化できなくなる組織作りが可能となります。

システム導入のメリット・デメリット

システム導入のメリットとデメリットがあります。

そこで以下では、メリットとデメリットを解説します。

メリット

派遣管理システムでは、システムの機能にそって業務フローを確立できます。これまで属人的に進めていた業務を統一・ルール化することで、事務手続きや経理などのフロント業務の自動化が可能です。

また、求職者や求人情報の属人化を解消し、派遣先企業と派遣スタッフのマッチングスピードの向上と、マッチングの質と量の向上に期待ができます。これにより、マッチング情報が蓄えられ、より高い精度のマッチングを実現するための戦略立案も可能となり、結果的に売上げの向上に繋がるでしょう。

派遣管理システムでは、バックエンド業務を効率化する際にも有効です。工数のかかるバックエンド業務では、派遣管理システムを通すことで手作業をワンクリック等で自動化、もしくは工数そのものを省略できます。 

また、従来紙媒体で管理していた情報を電子化し、システムを一元管理することで法改正にも対応でき、コンプライアンス対策も可能となります。

デメリット

派遣管理システムは、派遣事業を運営する上でメリットが多くあります。しかし、対照的にデメリットがあることも忘れてはいけません。

次に派遣管理システムの導入のデメリットを見ていきましょう。

派遣管理システムだけでなく、これまで紙媒体で行ってた作業を、次の日からいきなりデジタル化することはできません。業務処理をしている社員に、まずはシステムを使いこなせるようになってもらう必要があるため、マニュアル作りや、現場での教育が必要となり、教育のコストも必要になります。

また、システムを導入する際のコストも必要です。派遣管理システムは一回で買い切るケースや月額で利用料を支払うケースなど、システムによって課金体系が異なりますが、どれも一定の利用料が発生します。

システム選定のポイント

最後に、派遣管理システムの選定ポイントを紹介します。

派遣管理システムで大切なことは、派遣会社が事業を運営する上で「何を重要視しているか」です。

派遣会社にはそれぞれに強みや弱みがあります。例えば、マッチングの質に強みがある会社は、よりマッチングスピードを早くするためにフロントエンド業務を自動化できるシステムの導入が望まれるでしょう。そこで、導入するシステムを使い分けることが大切です。

以下では、必要となるシステムの選び方の基準を紹介します。

使いやすい画面と手厚いサポート

派遣管理システムを初めて導入する会社では、まず導入時やテスト利用期間などから利用のしやすさを判断します。

また、データの入力時にストレスなく直感的に利用できるか、サービスは自社が求めているものかも重要です。加えて、初めて導入する際はスムーズに運用できるようになるまでサポートしてくれる会社かどうかも確認しましょう。

ニーズへ柔軟に対応できるプラン

派遣管理システムには、事務作業を自動化できる性能が強いシステムや、営業を自動化できる性能が強いシステムなど様々な特徴があります。

事務作業を自動化し事業成長スピードを上げるか、営業を自動化しより高収益を目指すかなど、事業フェーズや状況に応じて機能やコスト等のプランを柔軟に選べる派遣管理システムを導入しましょう。

派遣業界特化の設計やノウハウ提供

派遣事業は、さまざまな事業の中でも法律に密接に関わっている業務が多いもの。そこで、派遣業界を理解したノウハウがあるか、また法改正が行われたとき、すぐに対応できるかを確認してから派遣管理システムを選ぶようにしましょう。

まとめ

このように、派遣スタッフと派遣先をつなぐ派遣会社の業務が属人化することで、ボトルネックが発生し、さまざまな経営リスクや弊害が起こることがご理解いただけたのではないでしょうか?

特に運営期間が短い派遣会社であれば、なおさら属人化を解消し、事業が安定かつ継続して運営されることが大切です。属人化を脱するためにも、システム導入は一つの手段としておすすめです。

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ガイドを読んだうえで人材派遣業のシステム導入に関心を持たれた方は、ぜひマッチングッドへお気軽にお声がけください。

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