人材派遣業に従事する方の中には、仕事の種類と量の多さから、営業活動が思うように進まないとお嘆きの方も多いことでしょう。
しかし、人材派遣業で営業活動が疎かになることは、企業の成長を妨げる要因となるだけでなく、存続にも影響する可能性があります。
そこで今回は、人材派遣業の業務を効率化するためのシステム導入について詳しく解説し、DXを進めるためのポイントを紹介します。
人材派遣業に携わる方は、ぜひ参考にしてください。
派遣業の煩雑さ
人材派遣業の業務には非常に多くの業務がありますが、大きく定型業務と非定型業務に分けることができます。
定型業務とは、業務の流れが決まっており、明確に確立されている業務のことです。逆に非定型業務は、業務の流れを確立することが難しく、その都度異なった対応が求められる業務のことを言います。
人材派遣業では、定型業務において、雇用する派遣労働者や派遣先企業との契約書類の作成や保管業務など、煩雑な業務が多いのが特徴です。
定型業務は基本的に業務の流れが決まっているため、DX（デジタルトランスフォーメーション）によるシステム化が可能です。
仮に、人材派遣業の業務においてその業務比率が定型業務は40%で非定型業務は60%とすると、定型業務の工数を20％にできれば、非定型業務に割ける工数が80%にもアップします。そこで、定型業務が多く効率化の余地が大きい人材派遣業では、定型業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）化を進める企業が増えているのです。
実際に人材派遣業における定型業務をあげると、以下の5つの業務と18の工程に分けることができます。
- 登録業務…求人媒体への掲載・求職者の掘り起こし・レジュメ等の書類作成業務
- 案件紹介業務…案件の選定と送付・営業やコーディネーターとの情報共有・案件送付・案件の作成と出力業務
- 面談業務…面談日程調整・面談同席・スキルシート䛾作成と共有業務
- 就業とフォロー業務…契約更新と意向確認メール・勤怠連絡・契約更新手続き・雇用契約書の作成と発送
- その他の業務…顧客開拓と営業メール・請求書や事業報告書等の書類作成・スタッフと顧客の引継ぎ業務・進捗とKPIの管理業務
上記にある18の工程のほとんどがシステムの導入よって自動化または効率化が可能です。
DX化による業務の効率化
ではここで、DXによる効率化とはいったいどのようなものかを確認をしていきましょう。
DXとは、主にデジタル技術を活用することにより、文書や手続きを電子化することはもちろん、業務そのものや組織、プロセス、などのビジネスに関する煩雑な要素を変革し、競争するライバル企業への優位性を確立するための仕組みです。
現在では、どの企業でもインターネットを取り入れており、オンラインでの業務遂行は当たり前となってはいるものの、ビジネスにおけるDX化はまだまだ完全に浸透しているとは言いきれません。
そこで、多様化する顧客のニーズを的確に捉えデータ化し、デジタル技術を駆使した組織改革やビジネスモデルの変革に取り組むことは、ライバル企業との激しい競争に打ち勝つために不可欠なのです。そこで、現在では本格的なDX化を進める企業が増加しており、他社との差別化と優位性の確保を目指しています。
人材派遣企業がDXを進める理由は、人材派遣業の競争で生き残るためにはDXがより必要な世の中に変化してきたからです。
コロナ禍にある今、ほとんどの業種でデジタル化へのシフトが進められています。その中でも、特にさまざまな業種へ人材を派遣し、労働者の雇用に関する仲介的な役割を果たす人材派遣業でのデジタル化は必須です。そして、この人材派遣業のデジタル化によって円滑に人材の供給が行われることにより、他業種への良い影響が期待されているのです。
人材派遣業における課題は、デジタル化によって解決できることが多いと言われている理由には、以下の3つがあります。
- 派遣元・派遣労働者・派遣先の3者間での情報の共有と連携する項目が多いこと
- 契約書などの書類を電子化できるようになったこと
- 勤怠管理や給与管理など、デジタル化によって早く正確にできるメリットが大きいこと
人材派遣業に関わらず、企業の業務に関しては、デジタル化できることと、アナログでしか対応できない分野があります。そこで各企業の限られた人材を有効活用するには、人とデジタルの棲み分けが必要不可欠となるのです。デジタル化によって無駄を極限まで削除し、人材をフィールド営業などのアナログでしか出来ない分野に集中的に投下することで、企業全体の競争力を高めることができるでしょう。
特に業務フローが確立された定型業務が多い人材派遣業では、適切なDX化が待ったなしの状況なのです。
システム導入のメリット・デメリット
ここでは、DX化におけるシステム導入のメリットとデメリットを具体的に解説します。
システム導入のメリット
システム導入を進める中では、フロント業務とバックエンド業務の2つの業務管理に分けて考える必要があります。
フロント業務における派遣管理システムでは、システムの機能に沿って業務フローを確立できます。これまで属人的に進めていた業務を統一しルール化することにより、事務手続きなどフロント業務の自動化が可能です。
また、システムを適切に導入することにより、フロント業務を効率化するだけでなく、売り上げの向上にも役立てることができます。
例えば、これまでの求職者や求人管理の属人化を解消することで、派遣先企業と派遣スタッフのマッチングをスムーズに行えるようになります。これにより、マッチングの質と量の向上が可能です。また、このマッチングのデータがより多く蓄えられることにより、より高い精度のマッチングを実現するための戦略立案が可能になります。
また派遣管理システムでは、バックエンド業務を効率化する際にも有効です。
工数のかかるバックエンド業務では、派遣管理システムを導入することで、手作業をワンクリック等で自動化、もしくは工数そのものを省略できます。従来紙で管理していた情報を電子化し、システムを一元管理することで法改正にも柔軟に対応でき、コンプライアンス対策も可能です。
システム導入のデメリット
派遣管理システムを導入することは、派遣事業を運営する上でメリットの多いものです。しかし、対照的にデメリットがあることを忘れてはいけません。まずはこのデメリットを理解し、解消できるように対策を打つことが重要です。
システムを導入することで、教育コストが発生します。派遣管理システムだけでなく、これまで紙媒体で行っていた作業を、いきなり次の日からデジタル化することはできません。
実際に業務処理をしている社員には、まずシステムを使いこなせるようになってもらう必要があるため、マニュアル作りや現場での教育が必要となります。
またシステムの導入には、一定の利用料が発生します。一般的に、システムを利用する際には定額のコストが必要となります。派遣管理システムでは、1回でシステムを購入するケースや月額で利用料を支払うケースなど、システムによって課金体系が異なりますが、一定の料金が発生することの理解が必要です。
派遣管理システムの多くは、月々で個別に支払うケースや月額をまとめて年額として一括支払いできるケースがあるため、自社の使い方や予算などを基準に検討しましょう。
システム選定のポイント
次に、派遣管理システムの選び方を紹介します。
派遣管理システムで、まず大切なのは派遣会社が事業を運営する上で「何を重要視しているか」です。それぞれの派遣会社には、強みと弱みがあります。そこで、マッチングの質に強みがある会社ではよりマッチングスピードを早くするためにフロントエンド業務を自動化するなど、システムを使い分けることが大切です。
以下では、必要となるシステムの選定基準を紹介します。
使いやすい画面と手厚いサポート
派遣管理システムを初めて導入する企業では、導入時やテスト利用期間などを使い、システムが利用しやすいかどうかを判断します。
データを入力する際にストレスなく直感的に利用できるか、サービスは自社が求めているものとマッチしているかを判断しましょう。加えて、初めて導入する際はスムーズに運用できるようになるまでサポートしてくれる会社かどうかも重要な判断基準となります。
ニーズへ柔軟に対応できるプラン
派遣管理システムには、事務作業を自動化できる性能が強いシステムや営業を自動化できる性能が強いシステムなど、様々な特徴があります。
事務作業を自動化して事業成長スピードを上げるか、営業を自動化してより高収益を目指すかなど、事業フェーズやシステム導入状況に応じて機能やコスト等のプランを柔軟に選べる派遣管理システムを検討しましょう。
派遣業界特化の設計やノウハウ提供
派遣事業は、事業の中でも法律に密接に関わる事業であるため、派遣業界を理解したノウハウがあるか、また法改正が行われた時に柔軟に対応できるかを確認してから派遣管理システムを選ぶことが大切です。
まとめ
人材派遣業は、労働者と企業を結び付けることが業務であるため、事業に関連する人や企業が多い上に、スピーディーな対応が求められます。もしもその対応が遅れると、せっかく関係を築いた求職者と派遣先企業とのマッチングに機会損失が発生します。
だからこそ、定型業務はもちろんのこと、可能な限り業務の効率化を進めることが事業の成長のカギとなるのです。そして、そのポイントとなるのがシステムの導入です。
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