日程調整システムとは、スケジュール管理をオンライン上のアプリ等で行い、自動化するというもの。特に人材派遣会社では、派遣元である自社だけでなく、派遣労働者や派遣先の企業と相互に関わるため、スケジュール管理が煩雑になりがちです。
しかし、この日程調整システムを導入することにより、これまで煩雑だったスケジュール管理の手間を90%以上も軽減できるという試算があります。
そこで今回は、日程調整システムの特徴や導入メリット、日程調整システムでできることを詳しく解説します。人材派遣業に従事している方は、ぜひ参考にしてください。
派遣業務での日程調整とは？役割を解説
人材派遣会社の業務において、日程調整が必要なシーンが多々あります。現在、自社に所属している派遣労働者はもちろんのこと、これから契約する求職者、派遣先企業の担当者、そして自社内での各部署やスタッフとの打ち合わせや会議など、スケジュールを管理して、調整しなければならないシーンが多岐にわたることでしょう。
人材派遣会社の業績が良くなると、契約する派遣労働者や派遣先の企業が増加します。そうなると、日程調整やスケジュール管理に時間と手間がかかり、営業活動や派遣労働者、派遣先企業へのフォローがどうしても疎かになりなりがちです。その結果、これまでに積み上げてきた派遣労働者や派遣先企業との信頼関係が崩れ、業績が悪化することもあります。
そこで導入したいのが、日程調整システムと呼ばれるスケジュール管理ツールです。日程調整システムを使うことで、スケジュール管理を効率化するだけでなく、連絡ミスやダブルブッキングといった「人的ミス」のリスクを大幅に軽減することができます。
以下では、人材派遣会社における、日程調整システムの活用方法やメリットについて解説します。
1.求職者との日程調整
日程調整システムは、人材派遣会社が募集する案件に応募した求職者との面談日程を決める際に役立ちます。
このケースでは、面談をするまでの期限がある程度決まっているため、自分のスケジュールに空きのあるいくつかの面談日時の候補を提示し、求職者に選択してもらう方法が良いでしょう。ご自分の空き時間を提示する際には、面談時間がどのくらい必要か、就業までのどのタイミングで面談を実施すべきかなどを考慮してください。
2.登録者との日程調整
求職者が面談後にあなたの派遣会社と契約し、登録が完了すれば、次に登録者が応募した案件についてのスケジュール管理を行わなければなりません。
そして派遣先の選考を無事パスすれば、登録者の職場見学や派遣先との打ち合わせ、契約といった日程をそれぞれ調節します。このようなケースでは、個々に連絡を取り合うため、日程の調整や確認ミスが最も起きやすくなります。
日程調整システムを導入することで、派遣元・登録者・派遣先の3者が早く、そして確実にスケジュールを共有できるのでしょう。
3.派遣先企業との日程調整
自社からのスタッフ派遣が決まれば、派遣先企業への職場見学や、各種契約書類の受け渡しの日程を調整しなければなりません。ここでも、派遣元と派遣労働者、派遣先企業のスケジュールを合わせる必要があるため、個々の調整が必要となります。
このスケジュールを調整する際に日程調整システムを利用することで、自分の空き時間をすぐに確認できるだけでなく、他に管理する仕事とのダブルブッキングを起こす心配もなくなります。
4.派遣労働者との日程調整
自社に登録した派遣労働者の管理にも、日程調整システムが役立ちます。
派遣先への職場見学や各種契約書類の作成、受け渡しなどのスケジュール管理には、日程調整システムが欠かせません。またそれ以外にも、派遣労働者の抵触日となる期日前に、契約を更新するか否かについての意思確認も必要となります。
これらを日程調整システムで管理し、社内のスタッフで共有することで、見落としや更新漏れなどのミスを防ぐことができます。
5.同僚・部下など社内との日程調整
社内でのスケジュール管理にも有効活用できます。
特に営業部門では、各営業スタッフの商談動向やスケジュールの空き状況などをリアルタイムに把握できるため、忙しいスタッフに仕事が集中することを防げます。
これにより、新規派遣先との契約や、重要な商談を効率良く管理できるでしょう。
また、部署を問わず全てのスタッフのスケジュールを一元管理することで、少数精鋭の組織で大きなプロジェクトを遂行することも可能です。
このように、日程調整システムは、派遣労働者や派遣先の企業とのスケジュール調整だけでなく、社内の各部署やスタッフとの縦と横の連携強化を可能にします。
日程調整システムでできること
日程調整システムとは、2人以上の複数の人が、同時にスケジュールを調整するためのツールです。この日程調整システムの特徴は、様々なビジネス上のシチュエーションに対応できるように作られているところにあります。
例えば、派遣先の担当者や派遣労働者と職場見学会の予定を合わせたい時に、お互いにメールなどを使って空き日程を送りあったとしても、それぞれの空き時間を揃えて共有するまでには、相当な時間がかかるでしょう。
そのようなシーンでも、日程調整システムを使えば、オンラインでリアルタイムに情報を共有できるため、最短でスケジュールを調整できます。
日程調整システムを導入することにより、これまで煩雑だったスケジュール調整がスムーズに行えるようになります。その結果、時間とコストの削減とともに、スケジュールの調整ミスのリスクを軽減できるのです。
予約受付型
日程調整ツールには「予約受付型」と「候補提案型」の2種類があります。
「予約受付型」とは、自分の空いている日時を相手に表示して予約を受ける方法です。
Webサイトのオンライン予約フォームなどでよく見かけるのがこのシステムです。
カレンダー上に現在のスケジュールの空き状況を表示し、空いている日時から相手に都合の良い日を選んで貰うスタイルです。
候補提案型
「候補提案型」とは、自分の空いているスケジュールの中からいくつかの候補を提案し、その中から相手に都合の良い日程を選んでもらう方法です。
この方法は、面接などの日程調整に使われる事が多く、チャットや電話だけでなく、メールでも十分に対応できます。
「候補提案型」の特徴は、自分の空き日程を全て公開する必要がないところです。相手のスケジュールに配慮しながらも、自分のスケジュールを最も優先できるという点において、派遣企業などの忙しい方にお勧めしたい方法です。
日程調整システム選定のポイント
それではここで、日程調整システムを選ぶ際のポイントを解説していきましょう。
使いやすいツールであること
日程調整システムを導入する際には、ツールの使いやすさが最も重要となるでしょう。特にツールを使う相手がPCではないケースもあるので、スマホでも見やすくて使いやすいツールを選ぶことをお勧めします。
特に派遣スタッフとの調整では、相手がスマホ利用であったり、ITリテラシーが高くないこともあるでしょう。そこで、マニュアル無しでも使えるようなツールの選択が重要となります。日程調整システムには、現在多くの種類が出回っているので、自社に必要な機能が備わったツールの中から、できるだけ使いやすそうなツールを選択しましょう。
見やすいツールであること
見やすさは、使いやすさにも直結する重要な要素です。使いやすさでも解説したように、常にPCを使える環境にない派遣スタッフの中には、スマホのみで対応される方も多いはず。つまり、スマホなどPC以外のデバイスからでも見やすくて操作しやすいツールであることが重要です。派遣企業に登録する方の中には、比較的高齢の方もおられるため、文字が大きく表示されていたり、シンプルな画面、シンプルな操作性のツールをお勧めします。
ダブルブッキングが発生しないような即時反映
日程調整システムにおいては、オンラインでリアルタイムに対応できるかが重要です。もしもスケジュール管理にタイムラグが生じると、複数の方が同時に1つの枠に登録してしまい、ダブルブッキングとなってしまう可能性があります。ダブルブッキングが生じると、派遣会社側でスケジュールの再調整を行わなければならず、結果として手間が増えたり、最悪のケースでは契約が不成立となる可能性もあります。このような事態を防ぐためにも、即時性の高い日程調整システムの導入が需要となるのです。
まとめ：日程調整システムを活用して確実な業務遂行を目指そう！
人材派遣業では、同時に複数の人とのやり取りが業務の中心となります。日程やスケジュールの調整は、人材派遣の業務をスムーズに遂行するための重要な要素です。
そこで日程調整システムを導入することにより業務を効率化し、これまで日程調整に費やしていた時間を営業活動やスタッフのフォローにあてることができます。その結果、新規の派遣先や派遣スタッフの確保に繋がり、業績の向上といった良循環が見込めるでしょう。
人材派遣業務に従事する方で、まだ日程調整システムを導入されていない企業では、ぜひシステムの導入をご検討ください。
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