応募者管理とは？応募者の募集から登録会への案内・誘導までの管理方法を解説！

人材派遣会社の仕事において、最も重要な業務の1つが応募者管理です。

この応募者管理とは、新規の人材派遣の募集を行う中で、応募した求職者を登録会までに案内・誘導するまでのことを指します。

派遣の募集広告を打ったものの、一気に大量の募集が殺到し、登録会の案内が迅速にできず、せっかくの広告効果が下がってしまった。

そのような経験をしたことがある、という方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、求職者の応募から登録会への申し込みに迅速に対応し、その後の登録までのスケジュールを確定するための「応募者管理」の仕方と具体的な施策について解説します。

人材派遣業に従事し、人材の募集や管理を行う方は、ぜひ参考にしてください。

応募者管理とは

応募者管理とは、人材派遣会社に応募した求人者に対して、登録までのデータ管理やフォローを行うことです。

自社の募集サイトや求人サイト、電話などで求職者から応募が入っても、この応募者の管理体制が整っていない会社では、成約率が低くなる恐れがあります。

以下では、応募した求職者を確実に登録へ導き、契約から派遣に至るまでの応募者管理の方法を解説します。

応募者管理の流れ

まずは、応募者管理の流れを説明致します。

１．求職者の募集

求職者の募集を、自社サイトや派遣求人サイト、電話などで行います。

２．応募受付

人材派遣会社では、求職者からの応募を主にオンラインによって受付けます。

３．応募情報確認&求職者への連絡

その後、人材派遣会社で応募者の情報を確認し、求職者への登録案内の連絡をできるだけ迅速に実施しなければなりません。

この求職者へ連絡するタイミングが遅れると、せっかく応募してくれた求職者が登録するチャンスを逃すことになるからです。

応募者管理を行う際の注意点

応募者管理を行う際の注意点として、最も重要視しなければならないのが「スピード対応」と「求人数」の2つと言われています。

ここではこの2点と、求職者の経験値によって説明会の内容を変え、効率良く登録に結びつけるポイントを紹介します。

求職者への対応は「とにかく早く」

求職者が応募してから人材派遣会社が折り返し連絡をするまでの時間は、短ければ短いほど「成約率が高い」のが一般的です。

実際に「求職者の申込みから派遣会社が連絡するまでの時間と成約率」は以下のような傾向があるとの見解があります。

• 応募から1営業日内：成約率40%
• 応募から2-3営業日内：成約率20%
• 応募から4営業日以降：成約率10%

このように、人材派遣会社が求職者の応募を受けてから、返信するまでの時間がいかに重要かが分かります。

求職者への別案件も紹介できるように準備する

求職者が人材派遣会社に求めることは「スピード感」だけではありません。

求職者が派遣会社を選ぶ際に重要視するもう1つのポイントが「求人数」です。

通常、人材派遣会社が求職者を募集する際には、特定の企業への派遣紹介をします。しかし、派遣する人数が限られるため、応募者数が求人数を上回るケースでは「募集した案件に近い求人」を幅広くリストアップして、連絡時に紹介できるように準備しておきましょう。

派遣勤務経験があるかないかで説明をわける

実際に応募してくれた求職者に対する説明会（直接面談やオンライン面談など）では、求職者の経験値に合わせた調整を行うことも重要です。

派遣勤務経験がある求職者のケース

求職者が派遣勤務の経験者の場合は、派遣労働の仕組みは割愛しましょう。まずは自社の紹介を行い、その後に紹介する案件を手短に伝え、できるだけ早く希望の仕事に従事できる可能性の高さを印象付けて下さい。

派遣勤務経験がない求職者のケース

求職者が派遣労働者としての勤務経験がない場合は、まず最初に派遣労働の仕組みを説明します。そして、派遣労働者として働くことへの不安感を取り去り、安心して働ける環境であることを理解して貰いましょう。それから自社と案件の紹介へ移行します。

このように、応募者管理で重要なことは、ただ求職者の情報を管理することではなく、求職者のウォンツに合わせた情報を提供することなのです。

応募者管理の問題点

応募者管理において最も重要な要素は「スピード対応」と「紹介できる求人数の多さ」にあることが分かりました。

そして、このような情報の管理をアナログに対応するケースでは「エクセル」や「スプレッドシート」などで整理し、社内で共有することが多くなります。

この場合は、求職者情報をダウンロードして整理し、エクセルなどに添付するといった行動が必要です。そして、その後にデータを見ながら架電して求職者をフォローします。

架電中に行う作業には「登録する人」「登録しない人」「電話が繋がらないために再架電する人」などに振り分けを行い、それぞれを随時エクセルに入力しなければならず、タイムラグやロスが大きくなります。

また求職者に案件を案内する際に、準備した全てのおすすめ案件を紹介するためには、データ突合が必要です。そうなると、業務の進行が遅れるだけでなく、属人化（1人もしくは特定の人しか業務の内容が分からなくなること）を招きかねません。

このように求職者の管理をアナログで行うことは、様々な問題があるだけでなく、派遣労働者の獲得ロスを招く大きな要因となるのです。

応募者管理をシステム化するメリット

そこで、この応募者管理を効率良く行う手段として、応募者管理システムを導入する方法があります。この応募者管理システムを導入するメリットは、求職者の「情報共有」と「マッチング精度の向上」です。

求職者の情報管理が煩雑になることで対応するスピードが遅くなり、登録や契約の取りこぼしがある派遣会社の方には、応募者管理システムの導入おすすめします。

ここでは、求職者の「情報共有」と「マッチング精度の向上」について解説します。

求職者の情報共有

応募者管理システムを導入することで、求職者の情報をシステムに自動で取り込み、応募者担当メンバー間でその情報共有し、迅速なアプローチが可能となります。

求職者のマッチング精度向上

応募者管理システムで管理されている求人情報と、応募者のスキルなどを照らし合わせて、好条件な案件を時間や手間をかけることなく紹介できます。この際に、実際に求職者と面談を行いながらシステムを操作し、紹介できる案件を抽出することも可能です。

業界別のマッチングの特色

以下では、それぞれの業界におけるマッチングの特色や参考項目を紹介します。

製造業の例

「製造業界」のようなマッチングにスピードが求められる職種では、もともとExcel管理していた情報の中で頻出する確認事項を項目化することにより、マッチングを高速化することが可能です。

製造業で頻出する項目例

身体のサイズ…身長、制服ウエスト、靴のサイズなど。ユニフォームを用意することが多いので項目として用意します。

視力・聴力…数値化して入力。※工場などで規定がある場合に対応するため、必要に応じて入力します。

職種…組立、検査、梱包・包装、フォークリフトオペレーターなど、チェックボックスで用意し、案件と求職者の持つ資格等のミスマッチを防ぎます。

ITエンジニア業界企業の例

就業条件が重視される「エンジニア業界」では、人手不足の状態のため、スタッフとの関係性構築と再就業の仕組みに注力しなければなりません。

エンジニア業界で頻出する項目例

• メインスキル…メイン言語や開発環境はチェックボックス式で必須項目化することで入力漏れや認識のズレをカバーします。
• 詳細スキル…システム登録ができない詳細項目は、レジュメ内検索を可能にすることでマッチングの漏れの防止や情報の精度向上に役立てます。
• 契約管理…プロジェクト単位も多く、先付の案件でマッチングが必要です。契約更新日、再稼働可能日、打診可否を項目に取り入れ、他社等で求職活動をする前に自社内で打診を可能にします。

アパレル販売業界の例

定性情報（数値化できない情報）とキャリアパス（経験）を重視する「アパレル販売業界」では、現在・過去・未来の（希望）スキルを可視化することが重要となります。

アパレル販売業界で頻出する項目例

• 経験ブランド…同一系統でのマッチングが多いため、必須項目です。
• アイテム…ジュエリー、レディース、メンズ、フルラインなど、本人の経験と希望を視野に入れて提案できます。
• ポジション…店長、副店長、販売員など、募集ポジションと未経験歓迎や目指せるポジションを提示し、キャリア形成を視野に入れたマッチングが可能となります。

上記のように、求職者の情報を応募者管理システムで共有することで、いつ・どこで・だれが見ても、すぐに求職者に対応できるようになるのです。

まとめ

人材派遣会社において、せっかく応募した求職者を取りこぼすことは、応募までに費やした求職者の獲得費用を無駄にすることを意味します。

そこで応募者管理システムを導入することにより、求職者への対応を迅速かつ的確に行い、派遣労働者の獲得率の向上を目指すことが可能になるのです。

このように、応募者管理業務のシステム化は、スピードアップと成約率の向上を実現する最も効果的な手段の1つとなります。

人材派遣会社で応募者管理にお悩みの方はもちろん、応募者管理の効率化に興味のる方は、ぜひマッチングッドをご検討ください。