さまざまな業務がどうしても属人的になってしまう派遣事業では、業務を効率化できるかどうかが業績を左右します。業務を効率化することで派遣先企業と派遣スタッフとのマッチング精度をあげ、さらにそのスピードを加速化させることで、業績アップが目指せます。
そこで、この記事では派遣事業の業務内容を効率化する「派遣管理システム」について解説します。
派遣事業を運営されている方は、派遣システムの導入で自社のどのような業務が効率化できるかを確認してみてください。
派遣管理システムとは
派遣管理システムとは、派遣スタッフの勤怠や就業状況、派遣先企業への営業進捗などを効率的に確認できるシステムです。
派遣事業では、派遣スタッフの就労状況や勤怠状況を管理し、可能な限り派遣スタッフの定着率を安定させることが求められます。
派遣管理システムでは、このような派遣スタッフの就労状況など事業運営で欠かせないデータの管理や活用を通し、日々発生する業務の効率化や、派遣事業の成果最大化をサポートをします。
派遣管理システムの中には、求職者の応募対応から給与・労務まで「事業全体一元管理が可能なシステム」と「求職者の応募管理システム」や「派遣スタッフの勤怠管理システム」など、各機能に特化したシステムがあります。
派遣管理システムでは、勤怠や請求、各種書類などのバックオフィス業務データの管理はもちろん、派遣事業でを拡大するために欠かせない求職者数や応募者、求人など営業現場で使うデータ、日々の業務進捗や売上等の経営観点のデータなど、派遣事業で必要となる多くのデータの管理や活用が可能です。
契約を起点に契約前をフロント、契約後をバックエンド業務とすると、システムによってはどちらかのみを対象としていたり、両方を対象としているものなど様々な派遣管理システムがあります。
派遣事業を運営する方は、現状必要とされている業務に応じて派遣管理システムを選ぶことをおすすめします。
派遣業で管理が必要な業務例
派遣業務は大きく派遣先・求職者（就業前）・派遣スタッフ（就業中）・同僚との連携により成り立っています。
つまり、この派遣業で管理すべき業務は3つ。
- 求職者の募集
- 派遣先企業と求職者のマッチング
- 派遣スタッフの就業管理
となります。以下では、派遣事業で管理すべき3つの業務を、派遣管理システムでどう管理していくのかを解説します。
求職者管理
求職者の募集には、エントリーした求職者に対して面談日程などを設定し、求職者のスキルシートに応じて派遣スタッフとして採用するかどうかを判断します。
この時点で多くの求職者を管理するため、求職者全員のスキルシートの管理が必要になります。
ひと昔前まで、スキルシートは紙媒体であったものの、現在ではデジタル化されPDFなどで管理されることが多いです。求職者別にスキルシートを派遣管理システム上で管理します。
求職者・派遣先のマッチング
求職者と派遣先企業とのマッチングも派遣管理システムで行います。派遣スタッフの実績や勤務要望などと派遣先の要件を照らし合わせてマッチングし、派遣候補の求職者への案件案内メール送信まで、派遣管理システムで行います。
その後、案件候補者に対して職場見学の日程調整を行い、派遣管理システム上でその進捗を確認します。
派遣スタッフ管理
派遣スタッフが無事に派遣先企業に就業できたら、就業中の派遣スタッフの勤怠記録を管理します。
派遣スタッフが問題なく勤務しているかを確認し、派遣スタッフの労働環境の是正に努めます。
これまで紙媒体や電話でのやりとりが多かった派遣事業の現場も、このようにデジタル化されていくことで、派遣会社自体の業務効率化はもちろん、コスト削減が可能になり業績の向上に繋がります。
システム未導入段階での事業課題
それでは、派遣管理システムを導入していなかった際の事業課題を確認していきましょう。
フロント業務
これまでの派遣事業では、各営業担当者が業務フローや派遣先企業の求人、求職者の募集までを一括で管理していました。そのため、営業担当者によるマッチングの質に差があり情報も属人化していました。
しかし、現在では業務管理がデジタル化されてきたために、案件進行のスピードがあがりました。その影響により、同業他社の競争が激化し、デジタル化以前よりも早いマッチングスピードが求められるようになりました。
スピード化に伴いマッチングの量と質がもとめられ、より派遣事業の運営が激化しています。
バックエンド業務
派遣管理システムはフロント事業はもちろん、バックエンド業務にも大きな影響を与えています。
派遣事業では請求や給与支払いの経理だけでなく、抵触日や社会保険、有給休暇など労務領域の管理も必要で、これまでこれらを人力で行っていたため業務負荷が高いと言われていました。
また派遣事業は、労働者派遣法と密接に関わっているため個人情報や機密情報の厳重管理や、頻発する法改正への対応が必要です。
こうした中でも派遣管理システムを活用することで、経理作業や抵触日の通知などが自動化され、バックエンド業務の負担軽減に繋がります。
それでは、派遣管理システムを導入するにはどんなメリットとデメリットがあるのでしょうか。以下で確認していきましょう。
導入メリット
フロント業務
派遣管理システムでは、システムの機能にそって業務フローを確立できます。
これまで属人的に進めていた業務を統一・ルール化することで、事務手続きや経理などのフロント業務の自動化が可能になります。
また、フロント業務だけでなく、売り上げの向上にも役立ちます。
求職者や求人情報の属人化を解消し、派遣先企業と派遣スタッフのマッチングスピードの向上と、マッチングの質と量を向上させられます。
マッチング情報が蓄えられることにより、より高い精度のマッチングを実現するための戦略立案も可能になります。
バックエンド業務
派遣管理システムでは、バックエンド業務を効率化する際にも有効です。
工数のかかるバックエンド業務では、派遣管理システムを通すことで手作業をワンクリック等で自動化、もしくは工数そのものを省略できます。
従来紙で管理していた情報を電子化し、システムを一元管理することで法改正にも対応でき、コンプライアンス対策も可能です。
導入デメリット
派遣管理システムは、派遣事業を運営する上でメリットの多いものですが、対照的にデメリットがあることを忘れてはいけません。次に派遣管理システムの導入のデメリットを見ていきましょう。
教育コストが発生すること
派遣管理システムだけでなく、これまで紙で行ってた作業を次の日からデジタル化することできません。業務処理をしていた社員たちにシステムを使いこなせるようになってもらう必要があるため、マニュアル作りや、現場での教育が必要になります。
一定の利用料が発生
システムを利用する際にはコストがかかります。派遣管理システムは一回で買い切るケースや月額で利用料を支払うケースなどシステムによって課金体系が異なるものの、一定の利用料が発生します。
しかし、月額をまとめて年額として一括支払いできるケースもあるため、自社の使い方や予算などを基準に検討しましょう。
派遣管理システムの選び方は？3つの選び方から吟味しよう
最後に派遣管理システムの選び方を紹介します。派遣管理システムで、まず大切なのは派遣会社が事業を運営する上で「何を重要視しているか」です。
派遣会社にも強みや弱みがあり、マッチングの質に強みがある会社はよりマッチングスピードを早くするためにフロントエンド業務を自動化するなど、使い分けることが大切です。
その上で、必要になる選び方の基準を以下で紹介します。
使いやすい画面と手厚いサポート
派遣管理システムを初めて導入する会社は、導入時やテスト利用期間などで利用しやすいかどうかを判断します。
データの入力時にストレスなく直感的に利用できるか、サービスは自社が求めているものかを判断します。加えて、初めて導入する際はスムーズに運用できるようになるまでサポートしてくれる会社かどうかも判断する基準となります。
ニーズへ柔軟に対応できるプラン
派遣管理システムには、事務作業を自動化できる性能が強いシステムや、営業を自動化できるできる性能が強いシステムなど様々な特徴があります。
事務作業を自動化し事業成長スピードを上げるか、営業を自動化しより高収益を目指すかなど、事業フェーズやシステム導入状況に応じて機能やコスト等のプランを柔軟に選べる派遣管理システムを検討しましょう。
派遣業界特化の設計やノウハウ提供
派遣事業は、事業の中でも法律に密接に関わっている事業です。そのため、派遣業界を理解したノウハウがあるかや、法改正が行われた時に対応できるかを確認してから、派遣管理システムを選ぶようにしましょう。
まとめ｜派遣管理システムガイドを使って安全な導入を
派遣管理システムは、派遣事業をスムーズに運営するために自社の様々な要素を元に検討していく必要があります。
派遣管理システムは月額利用料として課金されるものは、一括払いなど様々。またシステムによって提供する機能はまちまちです。
解決したい課題が何なのかを中心に使いやすいさなどを加味して選定することがおすすめです。
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