お役立ちノート 派遣営業入門

派遣事業におけるKPIとは?KPIのテンプレートを使って業務を改善する方法を解説

求職者と人材を必要とする企業をマッチングする役割を担う派遣事業では、求職者の管理や派遣先企業とのマッチングなど、様々な業務が必要となります。

そこで派遣事業では、明確なKPIを設定し、各部署と慎重に連携しながら業務を進めていかなければ業績が安定しないことが多々あります。

この記事では多くの業務が存在する派遣事業でのKPIの設定方法とKPIに関する基礎知識を解説していきます。

KPIとは

KPIとは「 Key Performance Indicator」の略語で業績に大きな評価を与える業務指標のことです。KPIは業務指標を定量的に測定することで「重要業績評価指標」と呼ばれます。行動量に応じて業績が変動する業務をKPIと呼ぶことが多いです。

例えば、一件あたり10万円単価の新規取引先を開拓し、月間売り上げ100万円を目指す際のKPIは「営業訪問数」がKPIになると言えます。営業訪問→商談→成約の流れの場合、過去の実績などから商談可能率を算出し、そこから逆算し目標達成するためにはどれだけ訪問すれば良いかを試算します。その際の営業訪問数が「KPI」と呼ばれます。

KPIは一般的に担当者の努力でコントロールできる領域の業務を指すことが多く、成約率や最終的な契約数は担当者の努力以外の面に左右されるため、KPIに含めないが多いです。

KGIとは

KPIと似た言葉にKGIという言葉があります。

KGIとは「Key Goal Indicator」の略語で、最終目標が達成されているかを計測するための指標のことで、「重要目標達成指標」と呼ばれています。

KGIは会社が最終的に達成したい目標である「売り上げ」を指し、あくまで定量的な指標を表します。

KPIとKGIの違い

KGIとKPIは似た言葉ですが、KPIはKGIを構成する中間指標となります。

例えば、会社全体の売り上げ10億円の達成がゴールである場合、事業部ごとの売り上げ指標はKGIと表されることになります。ひとつの事業部で1億円の売り上げをあげる場合、10億円の売り上げ達成というKGIを達成するために、足りない事業部数を新規立ち上げすることがKPIとなります。

このように、KGIを構成する指標がKPIとなりますが、立場や目線によってKGIとKPIの使い方が変わる場合があるので注意が必要です。

KPI管理での考え方|KPIツリーについて

KPIはKGIが分解されたものであるのと同様に、KPIそのものは要素に分解することが可能です。

KPIはKGIと同様に、小さな要素に分解して改善できる要素がないか、その要素を改善すれば全体にどの程度の効果が期待できるかをシミュレート・改善することで、最終的な目標達成を目指せます。

そこで、KPIやKGIを視覚的にわかりやすくするKPIツリーを作り、業務を管理することが良いでしょう。

KPIツリーのイメージは以下です。

ここでは街の定食屋さんを例に、KGIとKPIを可視化しています。

売り上げという達成したい目標であるKGIを「顧客数」と「顧客単価」というKPIに落とし込み、さらに顧客単価を「商品単価」と「1人あたりの注文数」などに枝分かれさせることができます。

このように分解することで、分岐したどの部分の数値が悪く、どの部分の数値が良いのかを可視化することで、売り上げというKGIを達成するためにどこを改善すべきかがわかるでしょう。

KPI管理することのメリット

先述した例にもありますが、KPIを管理することで、最終的な目標を達成するためにどの業務を改善するかが具体化されます。

KPIの要素を分解することで、売上が伸び悩んでいる要因がどこにあるのかを把握し、改善の打ち手が見つかりやすくなります。

継続して定期的にKPI管理をしていくことで、悪化の要因が季節や外部要因によるのかそれとも社員数不足など内部要因にあるかなども把握でき、業務のPDCAをより早く回すことが可能となります。

派遣現場でのKPIはどう設計すればいい?

派遣事業は派遣先企業と派遣スタッフをマッチングさせることが主な業務ですが、主軸の業務に付随して多くの業務が存在します。派遣事業でも上記の街の定食屋さんのようなKGIとKPIを設定して管理しなければ事業がうまくまわらなくなります。

以下では、派遣会社の現場で必要となるKGIとKPIについて解説していきます。

派遣現場でのKGI

まず派遣現場でのKGIを見ていきましょう。派遣現場のKGIは「売り上げをあげること」になります。派遣事業は、派遣事業は多くの求職者と派遣先をマッチし、高単価で継続的に派遣先に派遣スタッフを雇用してもらうことで収益を上げるビジネスモデルとなっています。

つまり、派遣現場でのKGIは派遣先企業と派遣スタッフをマッチングした売り上げ全体と言えます。次にすべきKPIの設定は要素を分解し、設定・管理するためビジネスモデルを理解せずKPIの設計はできません。

派遣現場でのKPI例

では、次にKPIの設定を考えていきます。

派遣現場のKPIは、KGIから逆算して「派遣先企業と派遣スタッフのマッチング数」となります、さらにここから「派遣先企業との契約数」や「求職者応募数」などにわけKPIを追っていきます。

以下のような式が簡易的なKPIのイメージとなります。

【派遣会社の売上(簡易版)=派遣スタッフ数×派遣社員平均時給単価×派遣社員平均稼働時間】

例えば、派遣先企業の契約数は多いけど求職者数がすくなくマッチングが十分にできない場合は、求職者の応募数を一番優先したKPIを設定します。

逆に求職者数は多いけど、派遣先企業が見つからない場合などは派遣先企業への営業数を優先すべきKPIに設定します。

このように、設定されるKPIの優先順位は、派遣会社の現状から考えるとわかりやすいでしょう。各社の事情や力を入れたい事業優先順位などにより管理する指標が異なるため注意が必要です。

以下では今上げたKPIをもっと詳しく分解して、細かいKPIを設定してみましょう。

派遣スタッフ

派遣スタッフを増やすことがKPIとなる場合、さらに細かく分解すると

応募者数の面談率(面談者数/応募者数)と、実際の登録率(登録者数//面談者数)に分けられます。この際、面談率が低い場合は応募しているいるにも関わらず面談に至らない理由は何なのかを仮説立てます。すると、例えば「面談の日程調整がきちんとできていない」という課題が浮かび上がり、面談申し込みがあったあとの面談日程の調整はシステムにより自動化すると対策立てることで、面談率を上げ、それに伴い登録率の引き上げを目指します。

このように、問題の本質が何かを仮説立て、検証していくことで最終的にはKGIの達成を目指します。

取引社数

次に派遣先企業、つまり取引社数をあげるKPIも確認してみましょう。

取引社数は主に「当月取引社数」と「新規当月取引社数」の2つに分けられます。

当月取引社数は、取引が終了した企業も含まれるため【既存取引社数-当月取引終了者数+新規当月取引開始社数】で導き出せます。

新規取引先社数は、【 新規営業社数×契約獲得率】で導き出せます。

ここで、当月取引社数の数値が芳しくない場合、当月取引終了社が多かったら既存顧客の顧客フォローを充実させることが大切となります。そのため問題は既存顧客に対しての対応にあると仮説立て、既存顧客のフォローを充実化させ検証していきます。

KPI管理をテンプレートで無駄なく今から実現しよう

KPIの管理は自分でいちから行おうとすると、どうしても非効率になってしまうことがあります。KGIやKPIは本来事業設計や財務管理のプロが行う仕事であり、KPIを正しく設計するための本も多く出版されているほどです。

派遣事業はもちろん様々な業務を抱えている担当者の方では、どうしても多くの時間を割いてしまいかねません。そこでおすすめなのが、システムやテンプレートを利用してKPIを管理することです。

システムでのKPI管理

派遣業務管理システムを導入し、KPIを管理することも可能です。

派遣業務管理システムの詳細は以下の記事から確認してみてください。

派遣管理システムとは?派遣管理システムの特徴と選び方・導入のメリットデメリットを解説!

ブレイン・ラボが提供しているマッチングッドは、全体の業務をKPIの仕組みに基づいて管理が可能なため、KPI設計から全体の業務管理までを実現できます。

気になる方はぜひお気軽にお問い合わせください。

KPIの管理を徹底して売り上げの向上を目指すために

派遣会社は派遣スタッフと派遣先という2者をマッチングさせるというビジネスモデルという特徴を持っていることから、片方が多すぎたり少なすぎたりとアンバランスに陥ることは収益機会の損失を招きます。

KPIに分解した要素単位で管理することで両者の理想的な状態を構築・維持することが可能であり、結果的に事業の成長・安定を築くことができると言えるでしょう。

そこで、厳格にKPIを管理するためには、各社が提供しているエクセルなどで作成したテンプレートやシステムを利用することでKPI管理を行えば、事業の成長が目指せます。

当社が提供しているマッチングッドにご関心あれば、お気軽にお問い合わせください。

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