派遣事業を運営する上で売り上げに直結する稼働管理は欠かせません。しかし、派遣事業は事業の特質上非常に多くの工数を事業運営に必要とします。
そのため、多くの連携をとって進める必要がある派遣事業では業務過多により疲弊してしまうことも。
この記事では派遣事業における稼働管理の定義と、稼働管理の方法について解説し、稼働管理で疲弊しないコツと具体的な業務効率を向上させる方法を解説します。
派遣現場での稼働管理とは
派遣事業における稼働管理とは、派遣スタッフが派遣先企業で稼働しているかなど稼働状況を確認することなどを指します。
派遣事業では、派遣スタッフを派遣する派遣会社と派遣スタッフが働く派遣先企業の両方で稼働を管理する必要があります。
派遣スタッフの管理を怠っていれば、派遣スタッフはモチベーションが下がり、派遣先企業で最大のパフォーマンスを発揮できないことはもちろん、派遣登録していた派遣会社もやめてしまい、派遣スタッフの定着率の低下に繋がることもあります。
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それでは、派遣事業において具体的にどのような項目を管理する必要があるのでしょうか。以下で具体的な稼働管理の内容を紹介します。
派遣スタッフの主な管理内容
派遣スタッフの稼働管理する内容は大きく以下の4つに分けられます。
- １．勤怠
- ２．災害補償
- ３．契約管理
- ４．シフト管理
派遣スタッフの稼働管理では勤怠管理はもちろん、災害があった際の補償である「労働者災害補償」についても管理しなければなりません。これは、いわゆる「労災」と言われており、福利厚生面を管理し、もしもの時に備える必要があります。
また、派遣スタッフと派遣先企業との契約内容も管理すべき項目のひとつ。派遣先企業間での契約では、出張や事業部間の異動はしないなど、派遣先企業との契約内容に沿った派遣スタッフを派遣する必要があります。この契約が曖昧になると、後々派遣スタッフとトラブルになってしまうこともあります。
派遣スタッフの稼働管理
稼働管理には大きく分けて「契約管理」「シフト管理」「勤怠管理」の3つがあります。
以下では、これらの管理の定義と詳細について解説します。
契約管理
契約管理は、稼働管理の中でも序盤にある、派遣スタッフと派遣先企業での契約を指します。
この契約では、派遣スタッフの労働要件が派遣先企業が求める労働要件にマッチしているかどうかが重要視されます。もし、この労働要件がマッチしなければ派遣スタッフの定着率の低下に繋がるので注意しましょう。
契約管理に際して、労働条件を明確に示す必要があります。
以下では、契約管理に必要な労働条件明示書について解説します。
労働条件通知書
労働条件通知書では、主に以下の項目をメインに記載する必要があります。
- 労働契約の期間について
- 就業場所について
- 業務内容について
- 就業時間帯・休憩時間について
- 時間外労働や就業時転換（シフト制）の有無について
- 休日や休暇について
- 賃金の決定方法・計算方法・支払方法について
- 退職について
派遣スタッフとの契約の際には、社会保険・労働保険適用の有無を確認し、未加入となる場合はその理由を明確にした上で契約する必要があります。
また、派遣先企業との契約では、派遣契約での派遣料金を「就業条件明示書」として、派遣スタッフに明示しなければなりません。
この「就業条件明示書」と「労働条件通知書」は、派遣スタッフに通知する際に一枚にまとめて通知することが多いです。
契約更新
契約面では、契約を更新することも視野に入れて稼働を管理しなければなりません。抵触日後は、引き続き派遣会社へ所属する意思はあるか、他の企業で就労する意思はあるかなど、派遣スタッフに対して契約続行の意思があるかを確認します。
シフト管理
シフト上での稼働管理はシフトの提出や確認など、就業現場で必要な情報となるので、派遣先企業と連携しながら確認していきましょう。特に、いつまでに提出が必要なのかなど、期日を予め明確に設定し、派遣スタッフとの連携に支障をきたさない仕組みが重要です。
勤怠管理
タイムカード
勤怠管理では、タイムカードにて日々の出勤と退勤を管理します。
この情報はシステムなどを使い、デジタル上で派遣スタッフの勤怠を管理します。
休暇
休暇の管理も勤怠管理のひとつ。土日祝など、派遣先企業で定められた休日はもちろんですが、派遣スタッフの一身上の都合による急な休暇もここで管理します。
また、派遣スタッフにも有給休暇が法的に保障されているため、有給を取得する際やそのスケジュールなどを派遣先企業と連携して進めていきましょう。
給与支払い・請求
給与の支払いは、タイムカードを元に休暇実績などを踏まえて決定し支払います。この際に、派遣先企業への請求なども行います
以上が主な稼働管理の項目となります。
派遣スタッフのシフト管理から契約の管理、請求や給与の支払いに至るまで。派遣事業は派遣スタッフと派遣先企業のマッチングと、実際の就業が必要となるため、派遣会社は派遣スタッフの就業が続く限り稼働を管理しなければなりません。
稼働管理でパンクしてしまうワケ
それでは、なぜ稼働管理は、派遣事業を運営する上でネックとなるのでしょうか。
理由は稼働管理は他の事業と比べて工数と時間がかかりすぎてしまうからです。以下で詳しく見ていきましょう。
管理内容・対象が多岐にわたる
派遣事業では、求職者の募集から派遣先企業と派遣スタッフのマッチング、マッチング後は派遣スタッフが問題なく稼働するために稼働管理が必要になります。
管理内容
特に、シフトの管理や契約と言った「バックオフィス業務」と、求職者と派遣先企業のマッチングと言った「フロント業務」が分割して行われているケースが多いため、どうしても業務が属人的で多くの関係者と連携をとって進めていくことになります。
管理対象
派遣スタッフと派遣会社の社員、そして派遣先企業の社員など、毎日複数の人と連絡・連携をとりながら事業のKPIを追っていかなければなりません。
そのため、稼働管理では全体を通して業務過多となりパンクを起こしてしまいます。
情報連携に時間かかる
また、情報を管理する工数がかかってしまうのも稼働管理がパンクしやすい原因のひとつです。
代表例として挙げられる勤怠シートを回収し、派遣先企業に勤怠確認の承認依頼を行い、勤怠実績を打ち込んだ後に請求書を出力するなどです。派遣事業では様々な作業を完了するまでに時間がかかってしまいます。
それでは、稼働管理を効率化するにはどうすれば良いのでしょうか。以下で詳しく解説していきます。
稼働管理を効率化するコツ
それでは、スケジュールとタスクはどのように管理すべきなのでしょうか。
派遣事業を円滑に進めるには、派遣管理システムを導入してデジタル上で稼働管理の効率化をおすすめします。
システムで管理できる内容
稼働管理システムでは、タスク処理のアラーム機能が備わっていたり、必要な情報を一括管理できるため、これまで属人的だったタスクを一元で管理できるようになります。
稼働管理システムでは「求職者管理」「求職者・派遣先のマッチング」「派遣スタッフ管理」をメインとして管理が進みます。
求職者管理
求職者管理では、エントリーのあった求職者に対して面談日時を設定し、その求職者のスキルシートを派遣管理システムで管理します。
派遣管理システムを通すことでスキルシートの情報を整理し派遣先企業とのマッチングに役立てます。
求職者・派遣先のマッチング
派遣管理システムで求職者の情報を整理した後、求職者と派遣先をマッチングしていきます。
派遣先企業の情報を派遣管理システムに登録しておくことで、マッチングの精度を高められます。
マッチング自体は派遣会社の社員が行いますが、マッチング後の求職者への案件案内のメール送信など事務的な手続きは、派遣管理システムにより自動で完了できます。
その後、求職者から希望のあった案件に職場見学の日程を調整し、派遣スタッフの就業を支援します。
派遣スタッフ管理
派遣スタッフの就業ができたあとは、派遣先企業での勤怠管理を行います。勤怠管理を行い、給与支払いの時期に近づいたら勤怠実績に基づいて派遣先企業へ、派遣料と派遣スタッフの給与を請求します。こういった請求作業も派遣管理システムで行います。
まとめ｜派遣管理システムの導入で業務パンクを阻止しよう
派遣事業は稼働管理でパンクしてしまうと、事業が傾くという悪循環に陥る危険性があるので、稼働管理を効率化する方法を知ることが大切です。このようなことにならないよう、システム導入は解決手段の1つとして考えられます。管理システムをうまく活用することは、業務の効率化につながります。
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